UDVALG

Økonomiudvalget 2018-2021

MØDE

Referat

STED

Mødelokale C

STARTTIDSPUNKT

19-02-2019 07:30:00

SLUTTIDSPUNKT

19-02-2019 11:35:00


PUNKTER

1. Bemærkninger til dagsordenen
2. Meddelelser
3. Aktuel økonomi ultimo januar 2019
4. Forårsseminar 2019
5. Politisk styringsmodel og revision af kommunens politikker
6. Status på revisionsberetning vedr. regnskab 2017
7. Samlet frigivelse af anlægsmidler 2019
8. Udlejningsaftale AAB
9. Dialogmøde med Hovedudvalget
10. Lønpolitik for medarbejdere Allerød Kommune
11. Anlægsregnskab - Bøgevangen 14, tinglysning af overvågningsboringer
12. Sag fra byrådsmedlem Martin H Wolffbrandt
13. Forslag til ny ledelsesstruktur på 0-6 årsområdet
14. Realisering af visionen; Tæt på hinanden - tæt på naturen
15. Orientering om tilladelser til Pankas i Erhvervsområde Farremosen
16. Cykelsti på Møllemosevej
17. Indsigelsesbehandling af lokalplanforslag 1-138 for Vindbygård i Blovstrød
18. Ny adgangsvej til Teglskoven fra Sortemosevej
19. Anlægsregnskab for energirenoveringsmidler II
20. Privatudlejning Kirkehavegaard og Klatretræet
21. Sag fra byrådsmedlem Miki Dam Larsen
22. Ansøgning om fristforlængelse for indberetning af skema B
23. Fingerplan 2019 - Høring



1. Bemærkninger til dagsordenen

Bemærkninger til dagsordenen

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Et enigt Økonomiudvalg optager punktet ”Fingerplan 2019 – Høring”, som blev udsendt torsdag den 14. februar 2019, på dagsordenen.
 
Punkt 21 og 23 blev behandlet efter punkt 5.
 
Miki Dam Larsen forlod mødet kl. 10.




2. Meddelelser

Meddelelser

Sagsbeskrivelse

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Til efterretning.




3. Aktuel økonomi ultimo januar 2019

Aktuel økonomi ultimo januar 2019

Punkttype
Orientering

Tema
Økonomiudvalget orienteres om aktuel økonomi.

Sagsbeskrivelse
Forvaltningen orienterer Økonomiudvalget om aktuel økonomi.
Regnskab 2018 er endnu ikke afsluttet og der konteres frem til medio februar, hvilket indebærer, at den faktiske kassebeholdning ultimo 2018 vil ændre sig.
 
Der er ikke konstateret ændringer i budgettets risikofaktorer og der er ingen ændrede økonomiske forudsætninger i forhold til sidste måned. Af denne årsag er der ikke udarbejdet et notat vedr. aktuel økonomi ultimo januar 2019.  

Administrationens forslag
Forvaltningen anbefaler, at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Orienteringen taget til efterretning.




4. Forårsseminar 2019

Forårsseminar 2019

Punkttype
Beslutning

Tema
 
Hvert år afholdes der Forårsseminar for byrådet.
Formålet med forårsseminaret er, at byrådet politisk kan drøfte den strategiske og fysiske udvikling af kommunen set over en årrække. Med Byrådets forårsseminar afsluttes fase 1 i budgetprocessen.
Byrådets forårsseminar afholdes i 2019 den 26. og 27. april som internat.
Økonomiudvalget anmodes om at godkende tema og programskitse for seminaret.

Kompetence
Økonomiudvalget har kompetence til at træffe afgørelse i sagen.

Sagsbeskrivelse
Temaet for årets forårsseminar er ”Boligudvikling: Perspektiv og muligheder”.
 
På seminaret udfoldes det strategiske arbejde med Allerøds Boligudviklingsprogram. Det er tid til at gøre status på boligudviklingsprogrammet og se på muligheder i et fremadrettet perspektiv. Hvor mange boliger skal vi have, hvor skal de være?  Og hvilke typer boliger ønsker vi flere af?
Byrådet besøger forskellige steder med mulige udviklingspotentiale, herunder muligheder for by- og boligudvikling i kommunen.   
Formålet med forårsseminaret er således, at byrådet kan drøfte den strategiske og fysiske udvikling af kommunen set over en årrække - særligt i relation til boligudbygning.  Forårsseminaret vil være en del af processen om kommunens Planstrategi 2019, der skal vedtages senest med udgangen af året
 
Forårsseminaret er samtidig afslutningen på fase 1 og dermed overgang til fase 2 i budgetprocessen for 2020-27. Derfor er der blandt andet afsat tid til drøftelser mellem partierne. Der bliver også tid til at drøfte strategisk fokus for det politiske arbejde i perioden – særligt i relation til Kommunens styringsmodeller og den revision af politikker, der med afsæt i vision2031: ”Tæt på hinanden – tæt på naturen” bliver et naturligt omdrejningspunkt i fagudvalgenes arbejde i byrådsperioden. 
 
Seminaret byder på samtaler med repræsentanter fra investorer, bygherrer og fonde, der alle taler ind i forskellige vinkler i boligudvikling.
 
Overordnet Program
Seminaret starter fredag kl. 14 og slutter lørdag kl. 14. Seminaret foregår dels som bustur i Allerød og dels som internat fra fredag eftermiddag/aften til lørdag.
 
Fredag den 26. april
Fredagens program påbegyndes på rådhuset med kort introduktion til planstrategien og dagens tur. Herefter er bustur i kommunen til områder, hvor den fremtidige udvikling skal afklares i forbindelse med planstrategien. Busturen fredag handler især om boligudbygning, men også om afklaring af andre arealers anvendelse. Byrådet præsenteres for områder, hvor mulighederne for at prioritere de næste etaper af boligudbygningsprogrammet er til stede. Undervejs på turen vil der blive lagt op til mere principielle drøftelser af udviklingsmulighederne. Endelig er der planlagt et indlæg om de faktorer, der spiller ind i forhold til realisering af boligudbygningen.
 
Lørdag den 27. april
Lørdagens program er tilrettelagt med henblik på at arbejde med det politiske strategiske fokus. Dagen starter med opsamling på de strategiske temaer, der blev taget op og drøftet dagen før om by- og boligudvikling. Dernæst er der en præsentation af rammehvilkår for budgetprocessen og i den forbindelse, den nye befolkningsprognose. Herefter vil der være tid til at præsentere og drøfte politiske ønsker og spørgsmål fra parterne i det samlede byråd forud for den reelle politiske behandling i maj. Lørdagen afsluttes med frokost.
 
 

Administrationens forslag
Forvaltningen foreslår, at Økonomiudvalget godkender tema og programskitse for forårsseminaret 2019.

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Forvaltningens forslag godkendt.




5. Politisk styringsmodel og revision af kommunens politikker

Politisk styringsmodel og revision af kommunens politikker

Punkttype
Beslutning

Tema
Byrådet har i januar 2019 besluttet visionen ”Tæt på hinanden – tæt på naturen”. Byrådet har samtidig besluttet de overordnede rammer for hvordan realiseringen af visionen tilrettelægges. Et helt centralt element i realiseringsplanen er, at visionen sætter retningen for en justering af alle kommunens politikker. I denne sag skal der træffes beslutning om:
 
• Opdeling af kommunens samlede aktiviteter i politikområder
• Rækkefølgen for revideringen af kommunens politikker.
 
Herudover er der udarbejdet en beskrivelse af kommunens politiske styringsmodel i øvrigt, som fremlægges til orientering.
 
Efter behandling af sagen i Økonomiudvalget, er det hensigten at sagen oversendes til fagudvalgene, hvor efter sagen igen behandles i Økonomiudvalget og slutteligt besluttes i byrådet.

Kompetence
Byrådet har kompetence til at træffe afgørelse i sagen.

Sagsbeskrivelse
Opdeling af kommunens samlede aktiviteter i politikområder
 
For at sikre at visionen indarbejdes i byrådets politikker på alle områder, er der behov for at fastlægge hvilke politikområder kommunens samlede aktiviteter skal opdeles i.
 
Opdelingen i politikområder vil være en videreudvikling af kommunens nuværende styringsmodel, da der ikke tidligere har været fastlagt en entydig struktur for hvilke politikker byrådet og fagudvalgene ønsker at arbejde med.
 
Forvaltningen foreslår, at der sker en opdeling af kommunens samlede aktiviteter i følgende politikområder:
 
 
Politikområde
Udvalg
Aktuelle underliggende strategier, planer mv.
Social- og beskæftigelsespolitik
SVBU
Beskæftigelsesplan, strategi for modtagelse og integration af flygtninge, Handicap- og psykiatripolitik, rammeaftale for det specialiserede social- og specialundervisningsområde og veteranpolitik.
Sundhedspolitik
SVBU
Kostpolitik
Ældre- og værdighedspolitik
SVBU
Kvalitetsstandarder
Børne- og ungepolitik
BSU
Børne- og Læringssyn
Planpolitik
TEPMU
 
Infrastrukturpolitik
TEPMU
Trafikplan og plan for kollektiv trafik
Natur- og miljøpolitik
TEPMU
Miljø-, energi og naturstrategi, Forsyningsstrategi
Erhvervspolitik
TEPMU
 
Kultur- og fritidspolitik
KIU
 
Økonomisk politik
ØU
Effektiviseringsstrategi, budgetstrategi, udbuds- og indkøbsstrategi, digitaliseringsstrategi, ejendomsstrategi, informationssikkerhedspolitik.
 
Det skal bemærkes, at flere politikker vil være tværgående i kommunen og derfor vil skulle behandles i flere fagudvalg før de kan vedtages i byrådet. Fx Sundhedspolitikken. Det anførte fagudvalg udtrykker derfor alene hvilket fagudvalg der har det overordnede ansvar for at politikken udarbejdes og at processen gennemføres.
 
Opdelingen i politikområder er ikke lovpligtig og det er derfor muligt for byrådets at foretage opdelingen, som det bedst muligt afspejler den måde byrådet ønsker at strukturere de politiske drøftelser af kommunens politikker. Der er heller ikke et krav, at politikkerne er dækkende for kommunens bevillinger.
 
I bilag til sagen fremgå en disposition for de fremadrettede revisioner af kommunens politikker.
 
 
Rækkefølgen for revideringen af kommunens politikker
 
Aktuelt er kommunens Børne- og Ungepolitik under revision og forventningen er at dette vil være afsluttet i foråret 2019. Herudover er der igangsat en revision af kommunens Erhvervspolitik, som forventes afsluttet i løbet af 2019.
 
Såfremt alle politikker skal revideres indenfor indeværende byrådsperiode, vil dette fx kunne ske ved at tilrettelægge en rækkefølge for de resterende politikker som vist i bilag 3.
 
Det skal bemærkes, at der til revisionen af Børne- og Ungepolitikken var afsat 200.000 kr. til gennemførelse af processen. En bevilling i nogenlunde denne størrelse vil være en forudsætning for, at processerne for de øvrige politikker kan tilrettelægges med samme inddragelse og eksterne bistand. Såfremt byrådet beslutter en rækkefølgeplan som vist ovenfor, vil disse udgifter blive indarbejdet i fornødent omfang i det kommende administrative budgetgrundlag til budget 2020-27.
 
Processen for revideringen af politikkerne
 
Udarbejdelse eller revision af en politik starter i et fagudvalg og slutter med vedtagelse i byrådet. Forvaltningen understøtter revideringen af politikkerne.
 
Politikkerne skal understøtte den politiske dialog og lederskab. Det vil derfor ofte kræve, at der ikke kun arbejdes med politikken i de traditionelle udvalgsmøder. Det er relevant at involvere både borgere og administrationen på nye måder, så samspillet og ejerskabet til politikken i sidste ende bliver større. Disse hensyn bør afvejes forud for igangsættelse af revision eller nyudvikling af en politik.
 
Processens forløb og omfang afhænger især af, om politikken skal gennemgå en mindre revidering eller udarbejdes på ny, og om politikken er tværgående og dermed har mange interessenter, eller er en mere snæver udvalgspolitik med få interessenter. Den konkrete inddragelse af interessenter kan ske på mange måder. Der er i udgangspunktet ikke sat midler af til politikudviklingsprocesser. Dette skal ske ved en politisk beslutning. For alle politikker er der en række faste trin som er en naturlig del af processen:
-      Alle politikker har ét hovedansvarligt fagudvalg, som også har ansvaret for revisionen af politikken
-      Tids- og procesplan for politikudviklingen godkendes i det hovedansvarlige fagudvalg
-      Administrativt projektejerskab placeres i udgangspunktet på direktionsniveau
-      Politikken godkendes af fagudvalg, inden endelig godkendelse i Byrådet.
 
 
Udviklingen af den nuværende politiske styringsmodel
 
Den nuværende politiske styringsmodel har i sin grundform været anvendt i en årrække i Allerød Kommune og blev senest besluttet i Økonomiudvalget i 2015, hvor der blev foretaget enkelte mindre justeringer. Principperne for kommunens politiske styringsmodel er:
 
           Visionen er det helt overordnede pejlemærke for kommunens styring og udvikling.
           Fokus er på kerneopgaven at skabe værdi for borgere, indenfor rammerne af de serviceydelser og myndighedsopgaver som kommunen har ansvaret for.
           Politikker og strategier sætter retning for de enkelte serviceområder
           Løbende tilpasninger i det konkrete serviceniveau sker i de årlige forhandlinger om budgettet og i de sager, der fremlægges for fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd i årets løb.
           Arbejdet med opfølgning og effekt sker løbende i fagudvalgene og gennem de analyser der igangsættes.
           Forvaltningen og kommunens virksomheder har til ansvar at omsætte den vision, politikker og strategier i den service der leveres til kommunens borgere, indenfor de bevillinger byrådet afgiver.
           Styringsprincippet ”Central styring, decentral ledelse” udgør den strategiske retning for Forvaltningens og de kommunale virksomheders arbejde i øvrigt.
           Byrådets arbejde er i øvrigt tilrettelagt i styrelsesvedtægten og de spilleregler byrådet har besluttet.
 
Der er i bilag vedlagt en nærmere beskrivelse af kommunens politiske styringsmodel.
 
Den politiske styringsmodel vil i praksis udvikle sig løbende, hvilket også er sket de senere år. I 2018 er der fx taget følgende initiativer, der ligeledes kan betragtes som justeringer af den politiske styringsmodel:
 
For det første fastlægges budgetprocessen årligt af byrådet i budgetstrategien, og det nye er, at budgetperioden nu er udvidet fra 4 til 8 år.
 
For at understøtte byrådets ønske om øget politisk fokus på kvalitet og effekt på serviceområderne, udarbejdes der nu for det andet et nyt budgetnotat i foråret, der skal give et overblik over de kvalitetsindikatorer der i dag findes på de større serviceområder, ud over de almindelige økonomiske nøgletal.
 
For det tredje er dialogen med borgerne og kommunens MED-organisation tydeliggjort fra budgetprocessens start. Der indgår herunder en oversigt over hvilke datoer de forskellige materialer i budgetprocessen offentliggøres på kommunens hjemmeside, således at det er lettere for interesserede at følge med.
 
For det fjerde vil det være i budgetprocessen at politiske prioriteringer til realiseringen af vision og politikker foretages. Dette sker med afsæt i fagudvalgene tre kataloger med handlemuligheder vedrørende henholdsvis effektiviseringer, nye ønsker til service og eventuelle servicereduktioner. I katalogerne vil sammenhænge til vision og politikker blive tydeliggjort hvor det giver mening.
 
Der er for det femte udarbejdet et nyt overblik over større politiske sager i byrådsperioden, som løbende opdateres og drøftes i fagudvalg og økonomiudvalg. Oversigten afspejler både større sager der udspringer af konstitueringsaftalen, årlige budgetforlig, lovpligtige planer som kommuneplan og planstrategi mv.

Administrationens forslag
Forvaltningen foreslår:
 
1. At Økonomiudvalget og fagudvalgene foretager indstilling til byrådet for så vidt angår godkendelse af:
- Opdeling af kommunens samlede aktiviteter i politikområder
- Rækkefølgen for revideringen af kommunens politikker
 
2. At orientering om kommunens politiske styringsmodel i øvrigt tages til efterretning.

Økonomi og finansiering
Såfremt byrådet beslutter en rækkefølgeplan for revision af kommunens politikker som forslået i sagen, vil der blive fremlagt et forslag til fornøden finansiering af dette i det kommende administrative budgetgrundlag til budget 2020-27.

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Sagen genoptages på næste møde i Økonomiudvalget.


caseno_19-1567_dok_no_10347-19_v1_skabelon til politikker i allerød kommune 30.1.19 kl 15.52.docx.docx
caseno_19-1567_dok_no_10346-19_v1_allerød kommunes politiske styringsmodel.docx.docx
caseno_19-1567_dok_no_11638-19_v1_bilag 3 rækkefølgen for revideringen af kommunens politikker.pdf.pdf

Bilag

Bilag 1 - Skabelon til Politikker i Allerød Kommune
Bilag 2- Allerød Kommunes politiske styringsmodel.docx
Bilag 3 Rækkefølgen for revideringen af kommunens politikker.pdf


6. Status på revisionsberetning vedr. regnskab 2017

Status på revisionsberetning vedr. regnskab 2017

Punkttype
Orientering

Tema
Økonomiudvalget orienteres om status på revisionsberetning vedr. regnskab 2017.

Sagsbeskrivelse
Revisionsberetningen vedr. regnskab 2017 indeholdt ikke nogen forbehold eller lignende, men enkelte anbefalinger, som dette notat indeholder en opfølgende status på.
 
Revisionsberetningens anbefalinger har givet anledning til korrigerende handlinger på følgende punkter:         
1.         Principper for økonomistyring
2.         Kontraktstyring
3.         Arbejdsklausuler og sociale klausuler
4.         Kommunens interne it-kontroller
 
 
1.      Principper for økonomistyring
 
Revisionens anbefaling
Det er fortsat vores opfattelse, at principperne for økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. Vi skal dog anbefale, at der foretages en gennemgang og ajourføring af principperne for økonomistyring, idet principperne ikke på alle områder beskriver de faktiske forhold.
 
Status på anbefalinger
Principper for økonomistyring del 1 blev besluttet af byrådet i september 2018. Del 1 fastlægger de overordnede politiske principper for den økonomiske styring vedr. Byrådets økonomiske målsætninger samt roller og ansvar i den økonomiske styring. Forvaltningen er i gang med en gennemgang og ajourføring af del 2, som forventes at blive fremlagt til politisk beslutning i foråret 2019. Del 2 er en konkretisering og udmøntning af de overordnede principper for økonomistyring, herunder fastlæggelse administrative procedurer, roller og ansvar.
 
 
2. Kontraktstyring
 
Revisionens anbefaling
Vi vurderer, at Allerød Kommune overordnet set har en hensigtsmæssig organisering og styring af indkøbs- og udbudsområdet, herunder kontraktstyring med eksterne (private) leverandør, som overordnet sikrer en styring af driften på en hensigtsmæssig og økonomisk forsvarlig måde. Det vurderes endvidere, at kommunen har tilrettelagt et styringsgrundlag, der generelt kan sikre og dokumentere, at kommunen har indgået kontrakter i overensstemmelse med gældende regler på indkøbs- og udbudsområdet. Den særlige indsats omkring samling af kontrakter i ét CM-system bør således fortsætte, så det sikres at alle områder får lagt alle kontrakter op i CM-systemet, sådan at det fremadrettet bliver muligt at koble compliance til aftalerne. Det anbefales dog, at alle områder anvender en ensartet journaliseringspraksis i kommunens ESDH-system ift. bl.a. opbevaring af kontrakter, møderferater mv. Vi anbefaler i den forbindelse, at der fremadrettet arbejdes mere struktureret med compliance – herunder compliancemål på områdeniveau – hvor Indkøbs- og udbudsteamet indtager en vigtig rolle med at sikre et retvisende datagrundlag herfor. I forbindelse med denne rapportering bør der prioriteres et generelt ledelsesfokus på tværs af organisationen ift. compliance samt ift. den tilhørende controlling på de decentrale områder. Det bør således overvejes, hvorledes compliance kan indgå i lederforum og som en del af det ledelsesmæssige tilsyn.
 
Status på anbefalinger
Anbefalingen er taget til følge. Forvaltningen vil fremadrettet fortsat arbejde struktureret med kontraktstyring og compliance, herunder compliancemål på områdeniveau, samt prioritering af et generelt ledelsesfokus på tværs af organisationen. Forvaltningen har med anskaffelsen af et nyt kontrakt- og analysesystem i 2019, styrket arbejdet med at opgøre compliance, såvel på aftale som afdelingsniveau. Dette arbejde skal videreudvikles i 2019, med henblik på at der regelmæssigt kan leveres ledelsesinformation om compliance til organisationen, hvilket kan give anledning til korrigerende handlinger. Korrigerende handlinger kan være enten justeringer i leverandøraftaler, indgåelse af nye aftaler eller ændringer i indkøbsadfærd. Compliancemål fastlægges i samarbejde med afdelingerne, såvel på underordnet som overordnet niveau.
 
Forvaltningen har ligeledes udskiftet kommunens e-handelsplatform i slutningen af 2018, med henblik på yderligere at styrke anvendelsen af kommunens leverandøraftaler ude hos den enkelte bestiller i organisationen.
 
 
3.      Arbejdsklausuler og sociale klausuler
 
Revisionens anbefaling
Derudover anbefaler vi, at Allerød Kommune får tilpasset allerede igangværende kontroller af arbejdsklausuler og sociale klausuler på en sådan måde, at der også bliver rettet fokus på løn- og ansættelsesvilkår, som det var tilfældet med rengøringskontrakten. Dette bør prioriteres for private leverandører på særligt udsatte kontrakter, herunder på bygge- og anlægsområdet, ud fra en risikobaseret tilgang, sådan at kontrolindsatsen giver mest mulig værdi for kommunen. Kontrolindsatsen kan med fordel koordineres med fagforbund o.l. i relation til at begrænse omfanget af timer, som sådanne kontroller normalt omfatter.
 
Status på anbefalinger
Der indarbejdes så vidt muligt nu også klausuler i større bygge- og anlægskontrakter, typisk for arbejder over 1 mio. kr., i tilfælde hvor der vurderes at være størst risiko og i forbindelse med totalentrepriser med mange underleverandører. Der sker typisk kontrol én gang i løbet af byggeperioden.
 
 
4.      Kommunens interne it-kontroller
 
Revisionens anbefalinger
Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Vi har dog ved revisionen konstateret kontrolmangler i kommunens forretningsgange og interne kontroller, der kan afhjælpes ved at gennemføre følgende anbefalinger:
 
A.     at der etableres og implementeres en procedure for systematisk gennemgang af brugere og rettigheder.
B.     at der udformes og implementeres en procedure for gennemgang og vurdering af revisorerklæringer for at sikre ydelser leveres som aftalt og vurdering af om kommunen har behov for yderligere interne kontroller som supplement til revisorerklæringen.
C.     at der med passende mellemrum gennemføres review af tildelte rettigheder i KMD CICS.
 
Status på anbefalinger
 
Ad A.
Der er med udgangspunkt i sikkerhedsstandarden ISO27001 udarbejdet en række procedurer, der retter sig mod dette, herunder sikring af, at adgangsrettigheder tildeles ud fra et arbejdsbetinget behov, samt implementering af halvårlige kontroller af brugernes rettigheder. Implementeringen sker ud fra en risikobaseret tilgang fra 1. kvartal 2019. Proceduren er dog allerede implementeret ift. nogle af de store systemet, herunder Prisme og SD-løn.
 
Ad. B.
Der er implementeret en procedure, hvor det sikres, at Allerød Kommune årligt modtager revisorerklæringer, og gennemgangen prioriteres efter systemets betydning i relation til persondata (Forordningens artikel 9).
 
Ad. C.
Der har i 3. kvartal 2018 været et review af brugere i KMD CICS. Samtidig er igangsat en gennemgang af alle brugerrettigheder i KMD CICS med henblik på at skærpe sikringen af arbejdsbetingede rettigheder i systemet. Arbejdet fortsætter i 2019.

Administrationens forslag
Forvaltningen foreslår, at Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning.

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Orienteringen taget til efterretning.




7. Samlet frigivelse af anlægsmidler 2019

Samlet frigivelse af anlægsmidler 2019

Punkttype
Beslutning

Tema
Byrådet har i oktober 2018 vedtaget en investeringsoversigt med et samlet rådighedsbeløb på 16,7 mio. kr. i 2019.
 
Fagudvalgene anmodes om at indstille til Økonomiudvalg og byråd, at rådighedsbeløb for anlæg under udvalget frigives, og at der gives anlægsbevillinger på de i investeringsoversigten angivne beløb.  
 
 

Kompetence
Byrådet har kompetencen til at træffe beslutning i sagen.

Sagsbeskrivelse
Nedenfor fremgår investeringsoversigten 2019 fordelt på udvalg i 1.000 kr. Oversigten medtager alene de anlæg, hvor der skal ske frigivelse af midlerne. Anlægsprojekter, der er igangværende, vil således ikke fremgå af denne oversigt. En samlet oversigt over igangværende anlæg vil fremgå af det første forventede regnskab. 
 
I forbindelse med frigivelsen er der en kort beskrivelse af, hvordan de frigivne anlægsmidler skal anvendes. Beskrivelserne for hvert anlæg findes i bilagene. Ved frigivelsen af rådighedsbeløbene (anlægsbevillingen) for hvert enkelt anlæg tages der således samtidigt stilling til, hvad projekterne indeholder.
 
Frigivelse af rådighedsbeløbet for større anlæg sker typisk af flere omgange i takt med Ejendomsstrategiens forskellige faser. Forud for Ejendomsstrategiens første 2 faser (idefasen og byggeprogram og dispositionsforslag) afklares behovene, og for større anlæg frigivelses der typisk et mindre beløb til opstilling af scenarier, indhentning af inspiration, forundersøgelse, programmering og skitsering. I Ejendomsstrategiens fase 3 frigives de resterende midler på baggrund af et skitseprojekt og en mere præcis budgettering. Af bilagene ses også hvilken fase, det konkrete anlæg befinder sig i.
 
Investeringsoversigt
Beløb i 1.000 kr.
2019 budget
2019 frigives
Børne- og Skoleudvalget
9.292
9.292
1.  Modernisering og videreudvikling af læringsmiljøer, herunder finansiering til flere digitale redskaber på skoleområdet, jf. budgetforliget
3.142
3.142
2. Blovstrød som børne- og læringsby - ny institution i Blovstrød
5.125
5.125
3. Blovstrød som børne- og læringsby - nyt klubtilbud
1.025
1.025
 
 
 
Sundhed-, Velfærd- og Beskæftigelsesudvalget
2.050
2.050
4. Velfærdsteknologiske løsninger i demensplejecenter
2.050
2.050
 
 
 
Teknik-, Erhverv-, Plan- og Miljøudvalget
5.358
5.358
5. Energioptimering, "bølge 3" - Lånefinansieret
3.000
3.000
6. Handleplan Trafik og Miljø - pulje til mindre projekter
2.050
2.050
7. Fælles om at bo i Allerød - stier i naturen
308
308
 
 
 
Skattefinansieret anlæg i alt
16.700
16.700
Sammen med frigivelsen af de afsatte midler i 2019, foreslås det at rådighedsbeløb afsat i investeringsoversigten i 2017 på 7.475.000 kr. til serviceareal og aktivitetscenter vedr. nyt demensplejecenter frigives ifm. med overførselssagen til 2019.

Administrationens forslag
Forvaltningen foreslår, at der indstilles til Økonomiudvalget og byrådet
 

Økonomi og finansiering
Anlægsbevillingerne finansieres af de afsatte rådighedsbeløb i investeringsoversigten for 2019.

Beslutning Sundhed, Velfærd og Beskæftigelsesudvalget 2018-2021 den 29-01-2019
Sundhed, Velfærd og Beskæftigelsesudvalget indstiller forslaget godkendt.

Beslutning Børne- og Skoleudvalget 2018-2021 den 30-01-2019
Udvalget indstiller forslaget godkendt.

Beslutning Teknik, Erhverv, Plan og Miljøudvalget 2018-2021 den 05-02-2019
Udvalget indstiller forslaget godkendt.

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Indstilles godkendt i byrådet.


caseno_18-10750_dok_no_5740-19_v2_frigivelse af anlægbevillinger i 2019.pdf
caseno_18-10750_dok_no_5620-19_v2_oversigt over anlæg 2019 til sag..pdf

Bilag

Frigivelse af anlægbevillinger i 2019
Oversigt over anlæg 2019 til sag.


8. Udlejningsaftale AAB

Udlejningsaftale AAB

Punkttype
Beslutning

Tema
Økonomiudvalget anmodes om at tage stilling til forslag om udlejningsaftale mellem Allerød Kommune og Allerød almennyttige Boligselskab (AAB). Aftalen rummer dels en justering af kriterierne i den eksisterende aftale om fleksible udlejning, dels et forslag om at lade intern oprykning gå forud for kommunes 25 % afvisningsret i en periode.

Kompetence
Økonomiudvalget har kompetence til at træffe afgørelse i sagen.

Sagsbeskrivelse
Fleksibel udlejning - baggrund
Kommunen og en boligorganisation kan i henhold til lov om almene boliger § 60 indgå aftale om, at de ledige familieboliger, som ikke er omfattet af kommunens anvisningsret, udlejes efter særlige kriterier. Det betyder, at det bliver muligt for boligorganisationen at tilgodese nogle boligsøgende, der kommer længere frem i køen til en bolig. Kriterierne kan også medvirke til at understøtte en varieret beboersammensætning i de områder, hvor denne giver anledning til udfordringer.
 
Kriterierne kan tilpasses lokale forhold og behov, og det er muligt at tilgodese f.eks. personer som bliver skilt, personer i beskæftigelse eller under uddannelse, ældre med behov for en mindre bolig eller personer med særlig tilknytning til området.
 
I Allerød Kommune er der indgået fleksible udlejningsaftaler med Lillerød Boligforening (afdeling 10 og 11), med Lejerbo (Ringbjerget i Lynge) og med Allerød Almennyttige Boligselskab (alle afdelinger).
 
Aftalerne kan maksimalt gælde for fire år. Kommunen har pligt til at offentliggøre de indgåede aftaler, der findes på kommunens hjemmeside.
 
De foreslåede justeringer af fleksible udlejningskriterier i aftale med Allerød almennyttige Boligselskab
Allerød Kommune og Allerød almennyttige Boligselskab (AAB) indgik ny justeret aftale om fleksibel udlejning i 2017 i forbindelse med ibrugtagning af ny afdeling (Julemosevænge) i Lynge.
 
Efterfølgende har boligorganisationen fundet uhensigtsmæssigheder som nu foreslås justeret.
 
Det er at:
 
a)      det præciseres at unge hjemmeboende som nævnt i § 2 går forud til boliger med 1-3 rum.
b)      der tilføjes et nyt kriterie e, som generelt ser tilgodeser alle personer over 55 år som har solgt en ejer- eller andelsbolig
 
Kommunal anvisningsret
I henhold til lov om almene boliger § 59 skal en almen boligorganisation efter byrådets bestemmelse stille hver fjerde ledige familiebolig til rådighed for kommunen til løsning af påtrængende boligsociale opgaver i kommunen. Anvisningen sker på baggrund af en vurdering af den boligsøgendes behov og beboersammensætningen i den afdeling, den boligsøgende anvises til.
 
Bestemmelsen betyder, at kommunen samtidigt med tilsagn vedrørende etablering af almene boliger får et redskab til imødegå boligsociale udfordringer i kommunen.
 
Når en ledig bolig er omfattet kommunal anvisning tilsidesættes regler om ventelister, fortrinsret mv. Boligorganisationen kan ikke selv vælge, hvilke boliger kommunen skal råde over, men skal sikre at kommunen modtager hver 4. ledige bolig.
 
Aktuel status
Der er 2.096 almene familieboliger i Allerød Kommune. Det svinger fra år til år, hvor mange boliger kommunen modtager til anvisning, da det naturligt afhænger af, hvor mange beboere der opsiger en bolig. I snit vurderes det at være 40-45 boliger pr. år. I nogle afdelinger er udskiftningen meget lav mens den er lidt højere i andre. I løbet af 2018 modtog kommunen dog kun 27 boliger til anvisning.
 
De som kommer i betragtning til en akut bolig, er borgere, der uforudset kommer i en situation, som betyder, at man ikke længere har en bolig. Det kan f.eks. være på grund af skilsmisse/separation, sygdom eller mistet arbejde. I den konkrete vurdering indgår f.eks. indtægt /økonomiske forhold og eventuelle børns tilknytningsforhold.
 
Anvisningsretten anvendes ligeledes til flygtning som kommunen i henhold til Integrationsloven er forpligtet til at anvise en bolig, når det er muligt. Boligerne anvises oftest til de enkeltpersoner/familier som er i arbejde, således at det bliver muligt at betale huslejen i den tilbudte bolig. I løbet af 2018 blev 7 flygtninge ”udsluset” fra kommunens midlertidige boliger til en varig bolig.
 
Der er pt. 46 personer som har indgivet en ansøgning om at komme i betragtning til en akut bolig herunder flygtninge, der venter på at komme fra en midlertidig bolig i kommunen til en permanent bolig. Dertil kommer flere henvendelser fra borgere, som reelt ikke opfylder kriterierne for at komme i betragtning. Det kan være borgere, som af forskellige årsager gerne vil flytte men har svært ved at finde en egnet bolig.
 
Anvisningen sker efter de gældende regler ud fra en konkret og individuel vurdering. En bolig anvises til den person/familie, der aktuelt har det største behov.
 
Kommunen ser generelt en stor søgning i forhold til de boliger som kommunen modtager til anvisning. Der er flere borgere, som opfylder kriterierne, end der er boliger til disposition.
 
Den foreslåede aftale om anvisningsret
AAB ønsker, at alle ledige boliger i organisationen i en periode på 6 måneder søges udlejet internt forud for, at boligen tildeles kommunen efter 25%’ reglen. Herved tilsidesættes reglerne i § 59 delvist, idet kommunen ikke kan forvente, at få hver 4. ledige bolig i den periode ordningen gælder.
 
Det foreslås, at prøveperioden kan udvides med 6 måneder, hvis parterne ønsker det, hvorefter der kan indgås en endelig aftale.
 
Formålet er at tilgodese den interne venteliste, og de beboere, som ønsker at flytte internt. Udlejningsafdelingen som varetager genudlejning af tomme boliger i AAB vurderer, at det vil betyde at kommunen får 50 % færre boliger til kommunal anvisning inden for en periode på 12 måneder.
 
Den foreslåede fleksible udlejningsaftale tilgodeser i forvejen de beboere, som ønsker at flytte internt, som har en fortrinsret i forhold til de personer, som kan komme i betragtning i forhold til kriterierne i aftalen. Imødeses AAB’s ønske om at tilsidesætte 25 %’s reglen vil presset øges yderligt i den periode, hvor ordningen varer. Dertil kommer, at andre boligorganisationer kan have lignende ønsker, der hvis de imødekommes, vil betyde, at kommunen i perioder vil få meget svært ved at løse boligsociale opgaver og den kommunale integrationsforpligtelse.
 
Den justerede aftale er vedlagt som bilag til sagen, hvor ændringerne i ft. den oprindelige er markeret.
 
Forslag
På baggrund af ovenstående anbefaler Forvaltningen derfor, at:
1)      justeringerne i den fleksible udlejningsaftale godkendes og
2a) der ikke indgås aftale om at tilsidesætte 25% reglen i en prøveperiode eller
2b) der indgås aftale om at tilsidesætte 25% reglen i en prøveperiode.

Administrationens forslag
Forvaltningen anbefaler at udvalget godkender forslag 1 og 2a.

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Borgmesteren satte følgende til afstemning:
 
Godkendelse af forslag 1 samt 2 b, idet Økonomiudvalget ønsker en opgørelse over, hvor mange boliger kommunen har fået, hvor mange interne flytninger der er fundet sted, og hvor mange boliger der er fordelt til eksterne venteliste det sidste år.
 
Kommunen skal fortsat have 25 % af ledige boliger, som ikke fordeles til den interne venteliste.
 
Der ønskes en prøveperiode på et halvt år, hvorefter aftalen skal tages op på ny.
 
Imod stemte Nikolaj Bührmann, idet AABs ønsker på ingen måde kan forenes med Allerød kommunes strategiske interesser.
 
Nikolaj Bührmann begærer sagen i byrådet


caseno_19-857_dok_no_9999-19_v1_udkast til ny udlejningsaftale mv..docx

Bilag

Udkast til ny udlejningsaftale mv.


9. Dialogmøde med Hovedudvalget

Dialogmøde med Hovedudvalget

Punkttype
Orientering

Tema
Dialogmøde mellem Hovedudvalget og Økonomiudvalget.
Hovedudvalget er inviteret til at deltage ved mødet i Økonomiudvalget kl. 9.00-10.00. Drøftelsen foregår i mødelokale F.

Sagsbeskrivelse
Hovedudvalget afholder dialogmøde med Økonomiudvalget to gange om året, i februar og august. Dialogmødet afholdes i forbindelse med Økonomiudvalgets møde.
 
Det er aftalt, at mødet i februar har et personalepolitisk afsæt og gennemføres med en cafe-model. 
 
Dialogmødet har karakter af et uformelt dialogmøde, og der tages ikke referat.
 
Som udgangspunkt er det borgmesteren der er vært for mødet, mens det som udgangspunkt er Hovedudvalget der foreslår, hvilke temaer der skal drøftes på dialogmødet.
 
Dialogmødet tager denne gang afsæt i Byrådets fokusområde i budgetforliget 2019-26, om Allerød Kommune som attraktiv arbejdsplads, og invitation til Hovedudvalgets deltagelse i dette arbejde. Hovedudvalget vil på dialogmødet præsentere et oplæg til kommissorium for analysen. Oplægget er vedlagt.
 
Herudover vil Hovedudvalgets formandskab kort præsentere de øvrige temaer, som Hovedudvalget arbejder med, herunder opfølgningen på APV og Trivsel 2018 samt udarbejdelsen af Lønpolitik for medarbejdere i Allerød Kommune.
 
Dagsorden for dialogmødet:

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Taget til efterretning.


caseno_19-1406_dok_no_9355-19_v1_oplæg - allerød kommune som attraktiv arbejdsplads.pptx

Bilag

Oplæg - Allerød Kommune som attraktiv arbejdsplads


10. Lønpolitik for medarbejdere Allerød Kommune

Lønpolitik for medarbejdere Allerød Kommune

Punkttype
Beslutning

Tema
Økonomiudvalget skal godkende Lønpolitik for Allerød Kommune som arbejdsplads.

Kompetence
Økonomiudvalget har kompetence til at træffe afgørelse i sagen.

Sagsbeskrivelse
Hovedudvalget indstiller til Økonomiudvalget at godkende lønpolitikken, som Hovedudvalget har godkendt den 31.01.2019.
 
Hovedudvalget har ønsket at erstatte den oprindelige ”Retningslinje om løn” med en egentlig lønpolitik, som skal tage udgangspunkt i Allerød Kommune 2019 og skal afspejle det overordnede formål med at have en lønpolitik.
 
Der har været nedsat en arbejdsgruppe under Hovedudvalget med repræsentanter fra FTF, OAO og AC, som sammen med ledelsesrepræsentanter fra Forvaltningen og medarbejdere fra Personaleafdelingen har udarbejdet oplægget til lønpolitikken. Arbejdsgruppens oplæg blev godkendt af et samlet Hovedudvalg.
 
Lønpolitikken ligger indenfor rammerne af Principper for økonomisk styring.
 
Lønpolitikken tager udgangspunkt i, at løn skal understøtte kommunens værdier, vision, mål og strategier. Politikken er formuleret med begreber, der allerede bruges i kommunen, og har fokus på retfærdighed. Politikken indeholder procedurer for lønforhandlinger og forhåndsaftaler, og redegør for det økonomiske råderum, der er til lønforhandlinger.
 
Lønpolitikken er vedlagt som bilag.

Administrationens forslag
Det foreslås, at Økonomiudvalget godkender Lønpolitik for medarbejdere i Allerød Kommune.

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Økonomiudvalget godkender forslag til lønpolitik for medarbejdere i Allerød Kommune.


caseno_19-1410_dok_no_9368-19_v1_lønpolitik 2019.docx

Bilag

Lønpolitik 2019


11. Anlægsregnskab - Bøgevangen 14, tinglysning af overvågningsboringer

Anlægsregnskab - Bøgevangen 14, tinglysning af overvågningsboringer

Punkttype
Beslutning

Tema
Udvalget anmodes om at indstille anlægsregnskab for modtagelse af erstatningsbeløb for tinglysning af overvågningsboringer på ejendommen Bøgevangen 14 godkendt i byrådet.

Kompetence
Byrådet har kompetencen til at træffe afgørelse i sagen.

Sagsbeskrivelse
Byrådet meddelte den 30. august 2018 en anlægsbevilling på 54.710 kr. i indtægt til modtagelse af erstatningsbeløb for tinglysning af overvågningsboringer på kommunens ejendom Bøgevangen 14.
 
Tinglysningen er gennemført og erstatning 54.600 kr. er modtaget, hvilket svarer til en mindreindtægt på 110 kr.

Administrationens forslag
Forvaltningens foreslår, at anlægsregnskabet indstilles godkendt.

Økonomi og finansiering
Anlægsbevilling i indtægt       54.710 kr.
Modtaget indtægt                   54.600 kr.
 
Mindreindtægt                          110 kr.

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Indstilles godkendt. Medtages i årsregnskabet for 2019.


caseno_19-871_dok_no_6265-19_v1_anlægsregnskab.pdf

Bilag

Anlægsregnskab


12. Sag fra byrådsmedlem Martin H Wolffbrandt

Sag fra byrådsmedlem Martin H Wolffbrandt

Punkttype
Beslutning

Tema
Byrådsmedlem Martin H Wolffbrandt har anmodet om at få følgende sag på byrådets dagsorden:

Kompetence
Byrådet har kompetence til at træffe endelig beslutning i sagen.

Sagsbeskrivelse
Forslag:
Allerød Kommune indfører en ”whistleblowerordning” hvor man som medarbejder i Allerød Kommune kan bruge "whistleblowerordningen", hvis man har mistanke om ulovligheder eller andre alvorlige forhold.
 

Beslutning Allerød Byråd 2018-2021 den 31-01-2019
Sagen oversendes til Økonomiudvalget, idet begrundelsen udgår af sagen, jf. bemærkninger til dagsordenen.

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Genoptages med notat fra Forvaltningen.




13. Forslag til ny ledelsesstruktur på 0-6 årsområdet

Forslag til ny ledelsesstruktur på 0-6 årsområdet

Punkttype
Beslutning

Tema
Børne- og Skoleudvalget besluttede den 2. maj 2018, at Forvaltningen skulle frembringe modeller for en fremtidig ledelsesstruktur på dagtilbudsområdet, der understøtter kravene i den nye dagtilbudslov, giver en mere ensartet ledelsesstruktur og bidrager til øget pædagogisk tid i de enkelte institutioner. Forvaltningen har efter en dialogproces med dagtilbudsledelserne og BUPL sendt 5 grundprincipper for ny ledelsesstruktur samt 3 forskellige modeller for ny ledelsesstruktur i høring blandt forældrebestyrelser, MED-udvalg og faglige organisationer.
 
Høringsperioden er nu afsluttet og sagen forelægges Børne- og Skoleudvalget med henblik på godkendelse af model for fremtidig ledelsesstruktur på dagtilbudsområdet.

Kompetence
Børne- og Skoleudvalget har kompetence til at træffe afgørelse i sagen.

Sagsbeskrivelse
Den 2. maj 2018 traf Børne- og Skoleudvalget beslutning om, at forvaltningen skulle frembringe modeller for en fremtidig ledelsesstruktur, der understøtter kravene i den nye dagtilbudslov, giver en mere ensartet ledelsesstruktur og bidrager til øget pædagogisk tid i de enkelte institutioner.
 
Forvaltningen har i efteråret 2018 på denne baggrund gennemført en dialogproces om kravene til fremtidig ledelse på dagtilbudsområdet. I dialogprocessen har de samlede dagtilbudsledelser og den faglige organisation deltaget. Formålet med dialogen har været at drøfte, hvordan erfaringerne fra den nuværende ledelsesstruktur kan kombineres med nye krav til kvalitet i dagtilbudsloven og anbefalinger fra ledelseskommissionen omkring god ledelse i den offentlige sektor, således at der etableres en ny fremtidig ledelsesstruktur, der på bedste vis skaber optimale rammer for den fremtidige ledelse på dagtilbudsområdet.
 
Forvaltningen har på baggrund af denne dialogproces udarbejdet 5 grundprincipper for den kommende ledelsesstruktur. De 5 grundprincipper er:
 
·         Grundprincip 1: Alle medarbejdere skal have en pædagogisk personaleleder tæt på.
·         Grundprincip 2: Alle ledere skal være en del af et ledelsesteam.
·         Grundprincip 3: Alle ledere er fuldtidsledere.
·         Grundprincip 4: Den daglige pædagogiske ledelse adskilles fra den overordnende strategiske ledelse af kvalitetsudvikling af den pædagogiske praksis. Det betyder at, hvert dagtilbud ledes af en overordnet klyngeleder.
·         Grundprincip 5: Fagligt stærke pædagoger med særligt fagligt eller koordinerende ansvar har ikke ledelsesansvar.

Grundprincipperne sikrer, at der sættes fokus på den strategiske og administrative ledelse ved at samle denne ledelsesdisciplin på tværs af flere nuværende dagtilbud. Samtidig skabes der bedre rammer for en styrket pædagogisk ledelse tæt på medarbejderne, og der skabes mere fleksibelt rum for at bedrive pædagogisk ledelse.
 
Samlet set er det Forvaltningens vurdering, at med disse grundprincipper som styrende for en ny ledelsesstruktur, skabes der de bedst mulige rammer for god ledelse af dagtilbudsområdet – både af den overordnede strategiske kvalitetsudvikling af området og den daglige pædagogiske ledelse af den pædagogiske praksis.
 
Forvaltningen har på baggrund af ovenstående grundprincipper udarbejdet 3 modeller for, hvordan man kan indarbejde grundprincipperne i en fremtidig ledelsesstruktur.
 
De 3 modeller repræsenterer et kontinuum fra model 1, hvor det stort set er status quo ift. den nuværende struktur, og til model 2 og 3, hvor flere børnehuse samles i klynger.
 
Som bilag til sagen findes en detaljeret beskrivelse af grundprincipper og modeller.
 
Udvalget bedes træffe beslutning om, hvilken af de beskrevne modeller der skal danne grundlag for den fremtidige ledelsesstruktur på dagtilbudsområdet i Allerød Kommune.
 
På baggrund af høringssvarene kan følgende præciseres:
 
Dagplejen
Der ændres ikke på dagplejens organisering i nogle af modellerne. Organiseringen af dagplejen bliver som den er nu, hvor en af klyngelederne samtidig er leder af dagplejen og der fastholdes ligeledes en selvstændig bestyrelse for dagplejen. Den nuværende ledelsesstruktur fortsætter således uændret.
 
Tilpasning af bestyrelsesstrukturen
I dag er der 9 dagtilbud og der er én bestyrelse pr. dagtilbud/klynge. Hvis der ændres i ledelsesstrukturen, skal der tilsvarende ændres i bestyrelsesstrukturen. Forvaltningen foreslår, at bestyrelsesstrukturen følger klyngestrukturen, således at der er én forældrebestyrelse pr. klynge.
 
Forældrebestyrelsen skal have de kompetencer, som beskrives i dagtilbudsloven, og som kendetegner de nuværende forældrebestyrelser. Det vil sige at i model 2 og 3 reduceres antallet af bestyrelser til henholdsvis 5 og 4 bestyrelser. Hertil kommer dagplejens bestyrelse.
 
Jf. dagtilbudsloven, skal forældre i alle huse/afdelinger sikres mulighed for repræsentation i forældrebestyrelsen. Der gives derfor mulighed for, at man i klyngerne kan oprette forældreråd i hver enkelt afdeling/geografisk enhed, for at sikre et bindeled mellem forældrene i de enkelte afdelinger og den overordnede klyngebestyrelse.
 
Forældrerådene har ikke beslutningskraft, men kan fungere som bindeled mellem forældrene i de enkelte afdelinger og den overordnede klyngebestyrelse. Forældrerådene kan endvidere fungere som rådgivende for forældrebestyrelsen.
 
Det er den enkelte bestyrelse der beslutter, om der skal nedsættes forældreråd i de enkelte afdelinger.
 
Hovedpointer i høringssvarene:
Materialet om de 5 grundprincipper og de konkrete modeller har været i høring blandt forældrebestyrelserne, MED-udvalg og de faglige organisationer fra starten af december 2018 til den 16. januar 2019. Der er indkommet 22 høringssvar. Alle høringssvarene er vedlagt i et bilag, der indledes med samlet oversigt over disse.
 
Høringssvarene er en blanding af høringssvar som bakker op om flere af elementerne i den foreslåede ledelsesstruktur med enkelte bekymringer og tilkendegivelser af hvilken model man foretrækker, til høringssvar med konkrete indsigelser ift. de foreslåede modeller.
Nedenfor præsenteres en oversigt over de mest italesatte bekymringer og indsigelser. 
 
Tabel 1. Sammenfatning af bekymringer og indsigelser i høringssvarene
 
Bekymring/indsigelse
Kommentar
1. Der er høringssvar som peger på, at et ledelsesspænd på 25 medarbejdere pr. pædagogisk leder er for meget. Der peges i stedet på maks. 20 medarbejdere pr. pædagogisk lede.
Hvis man ændrer på grundprincip 1, således at der ca. må være 20 medarbejdere pr. pædagogisk leder, så udløser det yderligere 1 pædagogisk leder i Ravnsholtklyngen og yderligere 1 i Blovstrød Børnehus.
 
2. Der er høringssvar som peger på, at det er uhensigtsmæssigt at Lillevangklyngen bliver så stor og større end de andre klynger. Der er forslag om at dele Lillevangklyngen i to.
I model 2 og 3 bliver Lillevangklyngen på ca. 100 medarbejdere og 6 pædagogiske ledere. Til sammenligning er Kratbjergklyngen i model 3 på ca. 120 medarbejdere og Blovstrød Børnehus forventes at udgøre ca. 80-90 medarbejdere, når begge huse står færdige. Herved fås 3 klynger af ca. samme størrelse, med Lyngeklyngen ca. halvt så stor.
 
Hvis man følger et af de forslag der er stillet i høringssvaret, kan Lillevangklyngen deles op i en Skovvang-Ørnevang klynge med ca. 35 medarbejdere og 2 pædagogiske ledere og en Blommehaven-Lillerød klynge med ca. 65 medarbejdere og 4 pædagogiske ledere.
Modellen udløser en klyngeleder mere.
 
En anden mulighed er at fastholde model 2, men se anderledes på fordelingen af børnehuse i Midtbyen, således at man laver en klynge bestående af Blommehaven, Skovvang og Ørnevang, som samlet består af ca. 65 medarbejdere og 4 pædagogiske ledere. Samtidigt laver man en klynge bestående af Firkløveret, Lillerød og Kirsebærgården med et samlet medarbejderantal på 90 børn og 5 pædagogiske ledere. Her er antallet af klyngeledere uændret.
3. Der er høringssvar, der peger på at det er problematisk at den pædagogiske leder trækkes ud af vagtskema, idet man ser det som en serviceforringelse at der så er timer der skal dækkes indenfor den nuværende pædagogiske ramme. Der peges her på at det provenu der er ved at spare nogle klyngelederstillinger, skal bruges til at kompensere de institutioner der rammes mest af dette. Andre høringssvar peger på at alle skal kompenseres.
Grundtanken i alle modellerne er, at de pædagogiske ledere vil være meget tæt på praksis og derfor også en naturlig del af normeringen. Ændringen består primært i at den pædagogiske ledelse bliver mere fleksibel på tværs af stuerne. Såfremt lederne tages helt ud af normeringen og dele af pronuet anvendes til øget normering, vil der være tale om normeringsforøgelse. Dette vil i givet fald være en serviceudvidelse, der efter kommunens økonomistyringsprincipper vil kunne sidestilles med en tillægsbevilling.
 
4. Der er høringssvar der peger på at balancen mellem uddannede og ikke uddannede forværres, når den pædagogiske leder trækkes ud af skema. Der foreslås her, at det provenu der er ved at spare et antal klyngeledere anvendes til at sikre at denne balance ikke påvirkes.
Uanset valg af model vil den pædagogiske leder være tæt på praksis. Det er Forvaltningens vurdering, at ingen af de fremlagte modeller rykker ved balancen mellem pædagoguddannede og ikke-pædagoguddannede medarbejdere.
 
Høringssvarene indeholder herudover bekymringer for eget børnehus, ved at skulle indgå i en større klynge.
 
Høringssvarene har givet anledning til en række uddybninger og præciseringer i nærværende sag.

Høringssvarene har dog ikke givet anledning til, at Forvaltningen har udarbejdet nye eller andre modeller end dem, som har været sendt i høring.
 
Såfremt udvalget vælger at tilpasse de fremlagte modeller, således at det indebærer et øget serviceniveau, er det Forvaltningens vurdering, at sagen så bør fremlægges for byrådet, jf. kommunens økonomistyringsprincipper.
 
Økonomiske konsekvenser
I model 1, 2 og 3 fastholdes den nuværende normering, idet de pædagogiske ledere fortsat vil indgå i normeringen ligesom de daglige ledere og afdelingsledere gør i dag.
Det, at de pædagogiske ledere skal være fuldtidsledere, indebærer, at de daglige ledere og afdelingsledere, som lige nu for nogle børnehuses vedkommende indgår i vagtskema for en børnegruppe (det er ikke alle steder, at den daglige leder har konkrete børnetimer i vagtskema), skal trækkes ud af vagtskemaet og timerne, skal dækkes af den samlede institutionsbevilling. Dette påvirker de mindste institutioner mere end de store institutioner, da der kun vil være 4 stuer at tage timerne fra, hvorimod der i de store institutioner er mange stuer at tage timerne fra. Det er således også, de små institutioner som i den nuværende struktur har haft en relativ normeringsmæssig fordel i, at den daglige leder havde timer i et vagtskema.
 
De institutioner som allerede har taget den daglige leder og afdelingsleder ud af skemaet i en erkendelse af at det ikke er hensigtsmæssigt, kommer ikke til at mærke forskel, idet man allerede har denne praksis. For alle institutioner gælder til gengæld, at man har en fuld pædagogisk lederperson til rådighed fleksibelt i hele organisationen til gavn for den daglige pædagogiske ledelse og sparring med medarbejderne. En leder som kan være til stede i praksis for medarbejdere og børn på en anden måde end at være bundet op skemamæssigt i en gruppe. Det vurderes endvidere, at der i den nuværende situation anvendes en del vikarer til at dække for den daglige leders timer, fordi ledelsesopgaven ift. sparring af medarbejdere, samtaler med forældre og mødevirksomhed i ledelsesmøder skal prioriteres. 
 
Det forventes at der på sigt, når den nye ledelsesstruktur er indfaset vil være et økonomisk råderum, idet der er færre klyngeledere i model 2 og 3 ift. den nuværende struktur. En del af dette provenu skal bruges til at finansiere de ekstra pædagogiske ledere, modellerne giver ift. antallet af daglige ledere og afdelingsledere i dag. Dette afhænger således af hvilken model der vælges. Der forventes implementerings- og overgangsudgifter i form af forhandling af løn, personlige ordninger m.m.

Administrationens forslag
Forvaltningen anbefaler at udvalget godkender model 2 eller model 3

Økonomi og finansiering
Nedenfor er en oversigt over de beregnede forventede økonomiske udgifter ved de forskellige modeller:
 
I model 1 er der fortsat 9 klyngeledere, som der er i dag. Med modellen udløses 3 pædagogiske ledere udover hvad der er budgetteret med af ledelse i dag. Det betyder en merudgift på knap 1.5 mio. kr. – idet gennemsnitslønnen for en daglig leder/afdelingsleder i dag er på ca. 500.000 kr. Der vil således være en merudgift på 1.5 mio. kr. i denne model.
 
I model 2 er der 5 klyngeledere – altså 4 færre end i dag. Samtidigt er der 3 pædagogiske ledere udover hvad der er i dag. Det giver brutto en mindreudgift på 1,3 mio. kr. med en gennemsnitsløn til klyngeledere på ca. 700.000 kr. I denne model vil der dog være udgifter forbundet med at forhandle lederne på plads i deres nye positioner. Der skal endvidere finansieres de ekstra pædagogiske lederstillinger, som følge af at der er sket markante kapacitetsudvidelser i hele efteråret 2018 og starten af 2019, som udløser ekstra pædagogiske ledere. Mindreudgiften vil således netto udgøre højest 1,3 mio. kr.
 
I model 3 er der 4 klyngeledere – altså 5 færre end i dag. Samtidigt er der 3 pædagogiske ledere udover hvad der er i dag. Det giver brutto en mindreudgift på 2,0 mio. kr. I denne model vil der dog være udgifter forbundet med at forhandle lederne på plads i deres nye positioner. Der skal endvidere finansieres de ekstra pædagogiske lederstillinger, som følge af at der er sket markante kapacitetsudvidelser i hele efteråret 2018 og starten af 2019, som udløser ekstra pædagogiske ledere. Mindreudgiften vil således netto udgøre højest 2.0 mio. kr.
 
Dertil kommer justeringer i forældrebetalingen. Såfremt udgifterne bliver lavere, skal dette modsvares i en mindreindtægt på forældrebetalingen.
 
Som det fremgår af ovenstående er der merudgifter i model 1, mens der vil være en mindreudgift i model 2 og model 3

Dialog/høring
Der har været gennemført en høring. Samtlige høringssvar er vedlagt som bilag og der er endvidere vedlagt et bilag med en sammenfatning af hovedpointerne i hvert høringssvar.

Beslutning Børne- og Skoleudvalget 2018-2021 den 30-01-2019
Et enigt udvalg godkendte, at:
 
Den fremadrettede ledelsesstruktur følger model 2 med 5 klynger og med den ændring, at Lillerød Børnehus – Mariehønen og Gravensten - kobles sammen med Firkløveret og Kirsebærgården i én klynge (Engholm), mens Blommehaven, Ørnevang og Skovvang samles til én klynge (Lillevang). Lederen af denne klynge er leder for Dagplejen.
 
Formanden satte endvidere følgende forslag til afstemning:
Det indstilles til Økonomiudvalg og byråd, at det angivne provenu på ca. 1,3 mio. kr. omfordeles efter fordelingsprincipperne (herunder socioøkonomiske principper) og styrker normeringen på området.
 
For stemte: Nikolaj Rachdi Bührmann, Kasper Ljung Pedersen og Bettina Hauge
Lone Hansen undlod at stemme

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Økonomiudvalget indstiller godkendt i byrådet, at spørgsmålet om provenuets anvendelse oversendes til budgetforhandlingerne.
 
Imod stemte Erling Petersen og Nikolaj Bührmann


caseno_19-563_dok_no_7316-19_v1_beskrivelse af modeller for ny ledelsesstruktur.docx.docx
caseno_19-563_dok_no_5385-19_v1_høringssvar samlet ny ledelsesstruktur 2019.pdf.pdf

Bilag

Beskrivelse af modeller for ny ledelsesstruktur.docx
Høringssvar samlet ny ledelsesstruktur 2019.pdf


14. Realisering af visionen; Tæt på hinanden - tæt på naturen

Realisering af visionen; Tæt på hinanden - tæt på naturen

Punkttype
Beslutning

Tema
Ved Økonomiudvalgets møde den 6. februar 2018 igangsatte udvalget en visionsproces for Allerød Kommune. Visionsprocessen har fundet sted i løbet af 2018. I januar 2019 bliver et oplæg til Vision 2031; ”Tæt på hinanden – tæt på naturen” behandlet i fagudvalg og byråd med henblik på vedtagelse.
 
I denne sag fremlægges oplæg til en realiseringsplan for byrådets vision. Planen tager afsæt i byrådets drøftelser af realisering af visionen og indeholder en rammesætning af de initiativer, der kan gennemføres hertil. Behandlingen i fagudvalgene har til formål at drøfte mulige tiltag og aktiviteter, der kan gennemføres med henblik på at understøtte realiseringen af visionen på udvalgenes respektive områder.
 
Supplerende tema i forbindelse med fagudvalgenes behandling af realisering af visionen
Byrådet behandler på møde den 31. januar 2019 sag om vedtagelse af Vision 2031: Tæt på hinanden - tæt på naturen. Byrådet behandler endvidere på samme møde nærværende sag om realisering af visionen.
Fagudvalgene behandling af realisering af visionen er således med forbehold for byrådets behandling af disse sager.
 
Supplerende tema i forbindelse med Økonomiudvalgets behandling af sagen den 19. februar 2019
Fagudvalgene har nu behandlet sagen om realisering af visionen. Sagen forelægges nu for Økonomiudvalget igen med henblik på vedtagelse af tiltag på baggrund af fagudvalgenes forslag.

Kompetence
Byrådet har kompetence til at træffe endelig beslutning i sagen.

Sagsbeskrivelse
Realiseringsplanen er rettet mod de tre overordnede aktørgrupper, som alle har del i ansvaret for at realisere visionen. Aktørerne er byrådet, kommunens medarbejdere og ledere, samt borgere, foreninger og erhvervsliv.
 
Af visionen fremgår det for så vidt angår byrådet: Byrådet vil gennem politisk ledelse, beslutninger og prioriteringer over de næste mange år medvirke til at realisere visionen. Selvom byrådet ikke kan gøre det alene, vil byrådet have en hovedrolle ved:
·      At tage ansvar for fremdrift, så visionen sætter retning. Det kræver, at kommunens politiske prioriteringer og beslutninger, strate­gier og målsætninger fremadrettet afspejler visionen.
·      At håndtere, hvad der måtte opstå af uenighe­der og modstand. Det kræver et ”langt lys”, selvom der opstår udfordringer og usikkerhed undervejs.
·      At formidle visionen til omverdenen og til medarbejdere i kommunen, så retningen er tydelig
·      At stille muligheder til rådighed for alle, der har lyst til at bidrage til realisering af visionen
·      At være nysgerrig og spille sammen med omgivelserne – borgere, erhvervsliv og for­eninger.
 
Kommunens medarbejdere arbejder ud fra visionen og søger at realisere visionen ved:
·      At have blik for værdierne i visionen og at bruge fællesskab, nysgerrighed og grøn, bære­dygtig udvikling som en aktiv del af det daglige arbejde.
·      At række ud, facilitere og involvere borgere, virksomheder og foreningsliv i udvikling af kommunens opgaver.
·      At være nysgerrig på nye løsninger på kom­munens opgaver og services og indsamle inspiration og læring, der kan bringes i spil.
·      At bruge faglighed til at tydeliggøre, hvordan visionen konkret kan realiseres.
 
Borgere, foreninger og erhvervsliv kan bidrage til realisering af visionen gennem involvering i beslutninger, idéudvikling, frivilligt arbejde og samarbejde med kommunen.
Det gøres ved:
·      At tage aktivt medejerskab for at præge og udfylde rammerne for det gode liv hele livet.
·      At bidrage med læring og gribe muligheden for at blive en del af udviklingsindsatsen i kommunen, både når det handler om at ud­vikle ny politik og konkrete projekter.
·      At samarbejde på tværs af foreninger, virk­somheder og borgergrupper om at sikre en bæredygtig udvikling.
·      At være med til at udvikle holdbare og aktive fællesskaber for alle.
 
I bilag til denne sag er vedlagt et oplæg til realiseringsplan. Realiseringsplanen indeholder overordnede principper for og tilgang til realiseringen, som vil kunne føre til at en række konkrete og løbende indsatser, der planlægges gennemført som led i udmøntningen af visionen.
 
Realiseringsplanen er som udgangspunkt ikke udgiftsdrivende for kommunen. Byrådet kan vælge at prioritere midler til konkrete aktiviteter, der iværksættes med henblik på at udbrede visionens tre søjler, fællesskaber, Grøn bæredygtig udvikling og nysgerrighed og innovation i Allerød Kommune. Der er endvidere mulighed for at lade forslag til tiltag i forbindelse med visionen indgå i den årlige budgetlægning. 
 
De enkelte fagudvalg opfordres til at drøfte mulige tiltag og aktiviteter, der kan gennemføres med henblik på at understøtte realiseringen af visionen på udvalgenes respektive områder.
 
Forvaltningen anbefaler, at økonomiudvalget godkender realiseringsplanen og i den forbindelse anmoder fagudvalgene om at drøfte realiseringsplanens betydning for deres område - herunder at komme med konkrete forslag til øvrige tiltag, der kan understøtte realiseringen af visionen på udvalgenes respektive områder eller tværgående. Herefter fremlægges sagen igen for økonomiudvalget med henblik på vedtagelse af mulige øvrige tiltag.

Administrationens forslag
Forvaltningen anbefaler,
  1. At Byrådet godkender realiseringsplanen, idet fagudvalgene anmodes om at drøfte oplægget og komme med konkrete forslag til øvrige tiltag, der kan understøtte realiseringen af Vision 2031: Tæt på hinanden –tæt på naturen indenfor udvalgenes respektive fagområder eller tværgående.
 
  1. At sagen forelægges for Økonomiudvalget igen med henblik på vedtagelse af tiltag på baggrund af fagudvalgenes forslag.

Beslutning Sundhed, Velfærd og Beskæftigelsesudvalget 2018-2021 den 29-01-2019
Udvalget drøftede konkrete forslag til tiltag inden for udvalgets område.
Udvalget indstiller følgende til økonomiudvalget om udvalgets drøftelser:
 
·         Udvalget ønsker at gøre visionen til omdrejningspunkt i dialogprocessen med Handicapråd, Seniorråd, borgere mv. i forbindelse med budgetprocessen – herunder hvad byråd, udvalg og aktørerne selv kan gøre for at understøtte visionen
·         Udvalget ønsker, at visionen skal være omdrejningspunkt i forbindelse med politikker og strategier på området, herunder den kommende strategi for fremtidens ældreområde
·         Udvalget ønsker, at dagsordenspunkterne fremadrettet skal afspejle byrådets vision
·         Udvalget ønsker, at sætte fokus på visionen i forbindelse med tildelingen af §18 midler og uddelingen af frivillighedsprisen
·         Udvalget ønsker, at arbejde for at udsatte borgere bliver yderligere inkluderet i fællesskaberne i Allerød Kommune. Herunder at indsatser sker så tæt på borgernes nærmiljø og eksisterende fællesskaber
·         Udvalget ønsker dialog med foreningslivet om, hvordan disse kan bidrage til visionen på udvalgets område
·         Udvalget ønsker at drøfte, hvordan visionen kan leve yderligere i beskæftigelsesindsatsen, hvor vi ser på muligheder fremfor begrænsninger. Dette både strategisk og ift. den enkelte borger
·         Udvalget ønsker, at sætte yderligere fokus på natur og frivillighed igennem drøftelser i de kommende budgetforhandlinger

Beslutning Børne- og Skoleudvalget 2018-2021 den 30-01-2019
Udvalget indstiller følgende til økonomiudvalget om udvalgets drøftelser:

  • Udvalget ønsker at inddrage visionen på det kommende temamøde (FN´s verdensmål), i forbindelse med børne- og ungepolitikken, i selve politikken og i implementeringen heraf
  • Udvalget ønsker at inddrage visionen i den kommende strategi for fremtidens børne- og ungeområde
  • Udvalget ønsker at drøfte implementering af vision i forbindelse med dialogmøderne med bestyrelserne på børne- og ungeområdet
  • Udvalget ønsker dialog med børnene og de unge om, hvordan vision kan komme til at leve

Beslutning Teknik, Erhverv, Plan og Miljøudvalget 2018-2021 den 05-02-2019
Udvalget ønsker, at visionen gøres til omdrejningspunkt for sagsbehandlingen, politikker og strategier, borgerdialog og budgetprioriteringer. I første omgang ønsker udvalget at inddrage visionen i forhold til kommunens grønne arealer og grønne kvaliteter samt inddragelse af borgere, virksomheder, foreninger mv.

Beslutning Kultur- og Idrætsudvalget 2018-2021 den 04-02-2019
Udvalget besluttede at indstille følgende til Økonomiudvalget:
  • At der i udvalgssagerne forsøges at relatere til visionen, herunder sammenhæng med FNs Verdensmål.
  • At der indstiftes en fælles frivillighedspris, der rettes mod realisering af visionen. Denne kan have særlig fokus på indsatser på tværs af fagområder og fagudvalg.
  • Visionen er omdrejningspunkt i forhold til realisering af tværgående indsatser, herunder på sundhed og fritid for alle aldersgrupper.

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Sagen genoptages med samlet handlingsplan.


caseno_18-473_dok_no_4932-19_v1_revideret realiseringsplan til udvalgsbehandling.pptx

Bilag

Revideret realiseringsplan til udvalgsbehandling


15. Orientering om tilladelser til Pankas i Erhvervsområde Farremosen

Orientering om tilladelser til Pankas i Erhvervsområde Farremosen

Punkttype
Orientering.

Tema
Byrådet besluttede på mødet den 10. oktober 2017, at ”alle miljøforhold reguleres i miljøgodkendelsen, og at miljøgodkendelsen skal forelægges byrådet”.
 
Teknik-, Erhvervs-, Plan- og Miljøudvalget, Økonomiudvalget og byrådet orienteres om alle afgørelser i forbindelse med etableringen af Pankas A/S.

Sagsbeskrivelse
Pankas A/S har søgt om tilladelse til at opførelse et asfaltanlæg i Erhvervsområde ved Farremosen.
 
Der vil blive meddelt følgende tilladelser:
 
 
Udkast til alle afgørelserne er vedhæftet som bilag.
 
Tilladelserne bliver meddelt snarest efter byrådsmødet den 28. februar 2019.
 
Alle afgørelserne har været kvalitetssikret af eksterne konsulenter.
 
Afgørelserne har været i partshøring som følge af Forvaltningslovens § 19.
 
Asfaltværker er ikke længere omfattet af VVM-screeningsreglerne. Dog er dele af værket omfattet screeningsreglerne. Dette gælder bitumentanken, brugen af genbrugsasfalt og vandhåndteringen.
VVM-screeningsafgørelsen vedr. anlæggets enkelte dele meddeles som en samlet afgørelse.
 
VVM-screeningsafgørelsen viser, at der ikke skal gennemføres en miljøkonsekvensvurdering (VVM). Et tidligere udkast til afgørelse indeholdt, at der skulle gennemføres VVM, fordi Pankas’ støjberegninger var mangelfulde. I partshøringsfasen trak Pankas deres ansøgning tilbage. Pankas har efterfølgende fremsendt en ny ansøgning inkl. støjberegninger, som er fyldestgørende, hvilket har ført til afgørelse om, at der ikke skal gennemføres VVM.
 
Ændringer som følge af de modtagne høringssvar er indarbejdet i vedlagte udkast til screeningsafgørelse. For nærmere oplysninger om ændringerne se høringsnotatet.
 
Byggetilladelsen følger bygningsreglementets regler.
 
Tilladelsen til terrænregulering til et lavere terræn omfatter nødvendige og sædvanlige terrænreguleringer i forbindelse med udnyttelse af grunden. Som det fremgår af lokalplanen sker dette ved dispensation fra lokalplanens 9.9.
 
Miljøgodkendelsen er bygget op omkring de standardvilkår, der er for asfaltanlæg. Der er stillet skrappe vilkår til oplag af nedknust asfalt, parkering af køretøjer og inspektion af de befæstede arealer. På baggrund af høringssvar er udkastet til afgørelse ændret. Ændringerne er indarbejdet i vedlagte udkast til miljøgodkendelse. For nærmere oplysninger om ændringerne se høringsnotatet.
 
Nedsivningstilladelsen omhandler tagvand fra to tage på i alt 1.525 m2 tag, fordelt med 300 m2 på en administrationsbygning og 1.225 m2 på et overdækket oplag. Afgørelsen kan ikke påklages til anden administrativ myndighed, jf. spildevandsbekendtgørelsens § 42, stk. 1.
 
Tilslutningstilladelsen giver tilladelse til at overfladevand, der er renset til de nationalt fastsatte miljøkvalitetskrav, kan forsinkes og ledes til mosen Farremosen.
 
På baggrund af høringssvar til det udsendte udkast er der indarbejdet få ændringer i vedlagte udkast til tilslutningstilladelse. For nærmere oplysninger om ændringerne se høringsnotatet.
 
Pankas asfaltanlæg ligger inden for det gældende plangrundlag. Kommunen som miljømyndighed kan efterfølgende i forbindelse med miljømæssige afgørelser alene sikre, at virksomheden lever op til gældende regler og standarder, herunder ved fastsættelse af relevante og saglige vilkår.
 
Alle afgørelserne, med undtagelse af nedsivningstilladelsen, kan påklages af virksomheden, en række foreninger og enhver, der har en individuel, væsentlig interesse i sagens udfald. Se klagevejledningen i udkast til den enkelte afgørelse.

Administrationens forslag
Forvaltningen anbefaler, at udvalget indstiller til Økonomiudvalget og byrådet, at orienteringen tages til efterretning.

Økonomi og finansiering
Ingen.

Dialog/høring
Udkast til afgørelser har været i partshøring i perioden fra den 27. november til den 19. december 2018.
 
Udkast til alle afgørelserne har været i partshøring hos Pankas A/S. I vedhæftede høringsnotat ses høringssvarene og forvaltningens bemærkninger til disse.
 
Endvidere har der i forbindelse med udkast til miljøgodkendelse været partshøring af naboerne på Farremosen 4 og Farremosen 16. I vedhæftede høringsnotat ses høringssvarene og forvaltningens bemærkninger til disse.
 
NOVAFOS er partshørt i udkast til tilslutningstilladelse. NOVAFOS har ikke fremsendt bemærkninger til udkast til tilslutningstilladelse.
 
Endelig har Allerød Kommune offentliggjort udkast til afgørelserne og sagernes dokumenter på kommunens hjemmeside ligeledes fra den 27. november 2018. I den forbindelse har kommunen modtaget 8 henvendelser. Alle henvendelserne er besvaret. Disse kan ses i høringsnotatet. Et gennemgående emner har været ønsket om at være part i sagen. I henhold til forvaltningslovens § 19 er hovedreglen, at det er den afgørelsen direkte vedrører, der er part i sagen – altså i dette tilfælde virksomheden selv. Det er altid en konkret juridisk vurdering, om der er andre parter i en sag. I disse sager til Pankas A/S vil en nabo ikke uden videre være part. Det kan dog være tilfældet, hvis en konkret nabo har en individuel, væsentlig og retslig interesse i sagens udfald, som gør at vedkommende vil være part i sagen.

Beslutning Teknik, Erhverv, Plan og Miljøudvalget 2018-2021 den 05-02-2019
Udvalget tog orienteringen til efterretning. Der er tale om en faglig myndighedsafgørelse.

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Økonomiudvalget tog orienteringen om tilladelse til terrænregulering til efterretning. Der er tale om en faglig myndighedsafgørelse. 
Imod stemte Erik Lund.
 
Økonomiudvalget tog orientering omkring de øvrige tilladelser til efterretning. Der er tale om faglige myndighedsafgørelser.
 
Imod stemte Erik Lund.
 
Erik Lund ønsker følgende mindretalsudtalelse i forhold til begge afstemninger:
 
”Jeg kan ikke tage orienteringen til efterretning, da der gives administrativ dispensation fra lokalplanen til bl.a. terrænregulering, og da der ikke har været afholdt reelle nabohøringer til en større kreds af naboer samt vandværket, hvilket er i strid mod det politiske ønske om borgerinddragelse og åbenhed.
Erik Lund ønsker, at ALLE former for dispensationer i Erhvervsområde Farremosen skal politisk besluttes”.
 
 
 


caseno_18-3627_dok_no_7544-19_v1_udkast - vvm screeningsafgørelse med bilag.pdf
caseno_18-3627_dok_no_7546-19_v1_udkast - byggetilladelse.pdf
caseno_18-3627_dok_no_8547-19_v1_udkast - terrænregulering opdateret 2.pdf
caseno_18-3627_dok_no_7553-19_v1_udkast - miljøgodkendelse.pdf
caseno_18-3627_dok_no_7555-19_v1_udkast - tilladelse til nedsivning af tagvand.pdf
caseno_18-3627_dok_no_7557-19_v1_udkast - tilslutningstilladelse.pdf
caseno_18-3627_dok_no_7558-19_v1_høringsnotat - tekst inkl. bilag opdateret.pdf

Bilag

Udkast - VVM screeningsafgørelse med bilag
Udkast - Byggetilladelse
Udkast - terrænregulering
Udkast - Miljøgodkendelse
Udkast - Tilladelse til nedsivning af tagvand
Udkast - Tilslutningstilladelse
Høringsnotat - tekst inkl. bilag


16. Cykelsti på Møllemosevej

Cykelsti på Møllemosevej

Punkttype
Beslutning.

Tema
Allerød Kommune har fået tilsagn om tilskud fra Vejdirektoratets cykelpulje til anlæg af cykelsti langs Møllemosevej.
 
Udvalget anmodes om at tage stilling til forslag om cykelsti samt foretage indstilling af heraf følgende bevillingsændring til Økonomiudvalg og byråd.

Sagsbeskrivelse
Siden Allerød Idrætspark åbnede i 2013 har der været fokus på cykelforholdene på Møllemosevej. Det eksisterende stisystem er ikke anlagt i forhold til den nuværende placering af klubhuset – og mange cykler derfor på Møllemosevej, hvilket kan give farlige situationer.
 
Som led i udmøntning af puljen til mindre trafiksikkerhedsprojekter i Trafikplan 2017-21, blev der i 2018 etableret en 40 km zone på Møllemosevej og Sportsvej med bump. Møllemosevej indgår i Trafikplanen under projekter, der skal analyseres nærmere. Den lavere hastighed på vejen forbedrer sikkerheden for cyklisterne.
 
Forvaltningen ansøgte i 2017 Vejdirektoratet om tilskud til anlæg af en cykelsti langs Møllemosevej. Cykelsti på Møllemosevej indgik på det tidspunkt i investeringsoversigten, men de afsatte midler var ikke tilstrækkelige til gennemførsel af projektet. I første omgang gav Vejdirektoratet afslag på ansøgningen, men ansøgningen er nu blevet vurderet som led i en ny runde af tilskud, og der er meddelt tilskud til projektet.
 
Den samlede anlægssum i ansøgningen er estimeret til 9,35 mio. kr. hvoraf der er opnået en medfinansiering fra staten på 40%. Den faktiske udgift for kommunen vil således være ca. 5,6 mio. kr.
 
Projektet, der er meddelt tilskud til, omfatter anlæg af en dobbeltrettet cykelsti langs Møllemosevejs vestlige side fra Kollerødvej til enden af Møllemosevej. I lokalplanen for Møllemoseparken (lokalplan 2-291A), er der udlagt areal til dobbeltrettet cykelsti øst for Møllemosevej. Fordelen ved at lægge stien på vestsiden, er at man undgår krydsninger af sidevejene med dobbeltrettet cykeltrafik. Placering af stien er ikke undersøgt i detaljer, og det videre arbejde kan vise andre forhold af betydning for, hvor stien placeres mest hensigtsmæssigt.
 
Et alternativ til en sti langs hele Møllemosevej kan være kun at lave sti fra Kollerødvej til Allerød Idrætspark. Anlægsomkostningerne kan i så fald reduceres til anslået 3,5 mio. kr. før medfinansiering fra staten. Der er mulighed for at søge Vejdirektoratet om ændring af projektet, men en godkendelse af ændringen kan dog ikke garanteres.
 
Fordelen ved en cykelsti langs hele Møllemosevej er, at stien betjener et større område og kan forbindes til den regionale sti 31 samt til stier nord for Møllemoseparken. Hermed skabes forbindelse til bymidten og Lillerød nord.
 
Anlæg af en cykelsti på vestsiden af Møllemosevej kræver arealerhvervelse på den nordligste del af strækningen.
 
Forslag 1
Det ansøgte projekt med cykelsti langs hele Møllemosevej udføres i 2020 og 2021.
Udvalget indstiller til Økonomiudvalget og byrådet, at kommunens andel på 5.608.000 kr. finansieres af den afsatte pulje til større prioriteret projekt i 2020 på 3.500.000 kr. samt af det afsatte beløb til cykelstier i 2021 på 3.500.000 kr. jf. budgetforlig 2019-26.
 
Forslag 2
Forvaltningen ansøger cykelpuljen om projektændring, så der søges om tilskud til anlæg af dobbeltrettet cykelsti langs Møllemosevej fra Kollerødvej til Allerød Idrætspark til udførelse i 2020. Udvalget indstiller til Økonomiudvalget og byrådet, at kommunens andel på 2.100.000 kr. finansieres af den afsatte pulje på 3.500.000 kr. til større prioriteret projekt i 2020 jf. budgetforlig 2019-26.
 
Forslag 3
Der takkes nej til tilskud til anlæg af cykelsti, idet trafiksikkerheden vurderes at være væsentligt forbedret med etableringen af fartdæmpning på vejen.

Administrationens forslag
Forvaltningen anbefaler forslag 1.

Økonomi og finansiering
Budget for det ansøgte projekt jf. forslag 1 er 9.348.000 kr. Heraf udgør kommunens egenfinansiering 5.608.800 kr. og tilskuddet fra staten udgør 40% dvs. 3.739.200 kr.
 
Der er i 2020 afsat 3.500.000 kr. til et større projekt i Trafikplanen, og i 2021 er afsat 3.500.000 kr. til nye investeringer i cykelstier.

Beslutning Teknik, Erhverv, Plan og Miljøudvalget 2018-2021 den 05-02-2019
Formanden satte forslag 2 til afstemning:
  • Lisbeth Skov, Martin Wolffbrandt og Erling Petersen stemte for.
  • Miki Dam Larsen og Ramus Keis Neerbek stemte imod, da de ønsker forslag 1.

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Karsten Längerich forespurgte til sin eventuelle inhabilitet i sagen.
 
Et enig Økonomiudvalg finder ikke, at Karsten Längerich er inhabil.
 
Borgmesteren satte forslag 2 til afstemning.
 
Imod stemte Jørgen Johansen og Erik Lund, idet de ønsker forslag 1.


caseno_18-10882_dok_no_5878-19_v1_bilag 1 - kort.pdf.pdf

Bilag

Bilag 1 - kort.pdf


17. Indsigelsesbehandling af lokalplanforslag 1-138 for Vindbygård i Blovstrød

Indsigelsesbehandling af lokalplanforslag 1-138 for Vindbygård i Blovstrød

Punkttype
Beslutning.

Tema
Forslag til lokalplan 1-138 for Vindbygård i Blovstrød blev vedtaget af byrådet den 22. november 2018. Planforslaget blev offentliggjort den 28. november 2018 og har været offentligt fremlagt i 5 uger med frist for indgivelse af høringssvar 7. januar 2019
 
Teknik- og Planudvalget anmodes om at behandle indkomne bemærkninger til planforslaget, med henblik på indstilling til Økonomiudvalg og byråd om endelig vedtagelse af lokalplan 1-138 for Vindbygård i Blovstrød.

Kompetence
Byrådet har kompetence til at træffe den endelige beslutning

Sagsbeskrivelse
I forbindelse med den offentlige høring har Forvaltningen modtaget 5 høringssvar.
 
De indkomne høringssvar omhandler følgende emner og er vedlagt i fuld længde (bilag 3):
 
 
I Forvaltningens høringsnotat af 14. januar 2019 (bilag 2) er de indkomne bemærkninger resumeret og suppleret med Forvaltningens kommentarer.
 
Forslag til lokalplan 1-138 for Vindbygård i Blovstrød er vedlagt (bilag 1)

Administrationens forslag
Forvaltningen foreslår, at udvalget indstiller til Økonomiudvalg og byråd, at forslag til lokalplan 1-138 vedtages endeligt med følgende ændringer:
 
-          § 5.1 ændres til følgende:
”Der skal på den enkelte ejendom som minimum anlægges 1 p-plads pr. bolig samt udlægges areal svarende til 1 p-plads pr. bolig.”
 
-          Note til § 5.2 rettes så de korrekte vejnavne er nævnt
 
-          § 8.1 ændres til følgende
”Ved nybyggeri skal tage opføres som saddeltag. Tagflader skal have en hældning på min. 15° og max. 50°.”
 
-          §8.3 ændres til følgende:
”Reflekterende og blanke facade- og tagmaterialer må ikke anvendes, dog bortset fra anlæg til udnyttelse af vedvarende energi. Anlæg til vedvarende energi må ikke føre til gener i form af blænding og lign. for øvrige beboere i området.”
 
-          § 9.4 ændres til følgende:
”I området skal ny bebyggelse og arealer til støjfølsomme formål, som fx boliger og opholdsarealer, udformes på en måde, der sikrer, at støjniveauet fra trafikken overholder Miljøstyrelsens vejledende grænseværdier.”
 
-          § 11.1 Udgår. Dvs. at der ikke stille krav til nye grundejere om obligatorisk medlemskab af grundejerforeningen.
 
-          Følgende tilføjes i afsnittet om grundvandsforhold:
”Miljøstyrelsen har i 2017 påbegyndt arbejdet med grundvandskortlægning af bl.a. Allerød kommune. Resultatet af kortlægningen forventes at være afsluttet og offentligt bekendtgjort inden udgangen af 2020.
Resultatet af den nye grundvandkortlægning kan betyde at der vil være skarpere restriktioner for grundvandstruende aktiviteter pga. af øget sårbarhed.”

Dialog/høring
Forslag til lokalplan har været i offentlig høring i 5 uger i overensstemmelse med planlovens §§ 24-26. Høringen har været forlænget med 1 uge grundet juleferie.

Beslutning Teknik, Erhverv, Plan og Miljøudvalget 2018-2021 den 05-02-2019
Udvalget indstiller Forvaltningens forslag godkendt i Økonomiudvalget og byrådet.

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Indstilling fra Teknik, Erhverv, Plan og Miljøudvalget indstilles godkendt i byrådet.


caseno_12-19630_dok_no_2242-19_v1_bilag 1 - forslag til lokalplan 1-138 for vindbygård i blovstrød.pdf
caseno_12-19630_dok_no_8887-19_v1_høringsnotat lokalplan vindbygård.pdf.pdf
caseno_12-19630_dok_no_8886-19_v1_høringssvar lokalplan vindbygård.pdf.pdf

Bilag

Bilag 1 - Forslag til lokalplan 1-138 for Vindbygård
Bilag 2 - Høringsnotat lokalplan vindbygård
Bilag 3 - Høringssvar lokalplan vindbygård


18. Ny adgangsvej til Teglskoven fra Sortemosevej

Ny adgangsvej til Teglskoven fra Sortemosevej

Punkttype
Beslutning.

Tema
Byrådet besluttede den 28. april 2016 at igangsætte etableringen af en vejadgang til området ved Teglskoven i 2017. Anlægsudgiften på 5 mio. kr. skulle finansieres af kassebeholdningen og samtidigt gik indtægter fra salg af arealet i kommunekassen.
 
Der er den 18. januar 2019 afholdt licitation, som viser, at udgiften til etablering af adgangsvejen overstiger bevillingen.
 
Udvalget anmodes om at indstille til Økonomiudvalget og byrådet, at bevillingen øges.

Kompetence
Byrådet har kompetence til at træffe endelig afgørelse i sagen.

Sagsbeskrivelse
Teknik- og Planudvalget godkendte den 14. marts 2017 skitseprojektet med henblik på detailprojektering og udbud af en adgangsvej til Teglskoven.
 
Projekteringen blev igangsat med baggrund i et trafiknotat fra Viatrafik, som blev fremlagt for udvalget den 12. april 2016.
 
Den nye adgangsvej skal fungere som vejadgang til 2 byggefelter ved Teglskoven, samt til XL-Byg.
 
Langs den nye adgangsvej anlægges en dobbeltrettet fællessti i eget tracé. Stien placeres i den østlige side af vejen af hensyn til trafiksikkerheden.
 
I forbindelse med projekteringen er der udført boreprøver og jordanalyser, som har vist, at der er store mængder jord, som skal bortkøres (muldjord og jord som vejen ikke kan funderes på). En del af denne jord er klassificeret som forurenet og skal derfor håndteres specielt og bortskaffes.
 
Projektet indeholder desuden et afløbsprojekt, da overfladevand af miljøhensyn ikke må nedsives.
 
Oprindelig var det meningen, at det nye fodgængerfelt og busstoppested over for privatskolen skulle etableres som en integreret del af projektet. Som følge af den forskudte tidsplan mellem de to dele af projektet er fodgængerfelt og helleanlæg udbudt og gennemført særskilt i sommeren 2016. Dette af hensyn til Privatskolen.
 
Ovennævnte punkter har resulteret i en fordyrelse af projektet.
 
Der blev i 2016 bevilget 5 mio. kr. til projektet. Heraf resterer 3,1 mio. kr.
 
Det er normal praksis at afsætte ca. 20% af entreprisesummen til uforudseelige udgifter: 575.000 kr., som ikke nødvendigvis bringes i anvendelse.
 
Til gennemførelse af projektet bør derfor afsættes kr. 3,9 mio. kr. hvoraf 3,1 mio. kr. er bevilget.
 
Kr.
Laveste tilbud ved licitation 18-01-2019: Anlægsarbejde
2.891.002
Belysningsanlæg
300.000
Fagtilsyn
150.000
Uforudseelige udgifter
575.000
I alt
3.916.002
Restbudget fra tidligere bevilling
3.100.000
Behov for yderligere bevilling
816.002
 
Anlægsomkostningerne kan reduceres med ca. 500.000 kr. såfremt den dobbeltrettede fællessti langs vejen udgår af projektet. Det må påregnes, at der vil være meromkostninger forbundet med en eventuel senere etablering af stien.
 
Forslag 1
Udvalget anmodes om at indstille til Økonomiudvalget og byrådet:
 
Forslag 2
Udvalget anmodes om at indstille til Økonomiudvalget og byrådet:

Administrationens forslag
Forvaltningen anbefaler forslag 1.

Økonomi og finansiering
Der er i 2016 givet en anlægsbevilling på 5 mio. kr. 
 
Der søges om en tillægsbevilling på 800.000 kr. som finansieres af kassebeholdningen.
Af disse er 575.000 kr. afsat til uforudseelige udgifter og anvendes ikke nødvendigvis i fuldt omfang.

Beslutning Teknik, Erhverv, Plan og Miljøudvalget 2018-2021 den 05-02-2019
Udvalget indstiller forslag 2 godkendt i Økonomiudvalget og byrådet.

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Indstilling fra Teknik, Erhverv, Plan og Miljøudvalget indstilles godkendt i byrådet.




19. Anlægsregnskab for energirenoveringsmidler II

Anlægsregnskab for energirenoveringsmidler II

Punkttype
Beslutning.

Tema
Udvalget anmodes om at indstille anlægsregnskab for energirenoveringsmidler II godkendt i Økonomiudvalget.

Kompetence
Økonomiudvalget har kompetence til at træffe endelig beslutning i sagen.

Sagsbeskrivelse
Byrådet gav den 8. oktober 2015 en anlægsbevilling på 6.000.000 kr. til energirenovering II. Den 30. marts 2017 blev bevillingen reduceret med 890.000 kr., som blev overflyttet til renovering af vejbelysning. Den 24. maj blev der givet en yderligere bevilling på 6.171.000 kr. Den samlede bevilling udgør hermed 11.280.000 kr.
Anlægsbevillingen er lånefinansieret.
 
Anlægsarbejdet omfatter bl.a. renovering af belysning, udskiftning af ventilations- og cirkulationspumper, efterisolering af varmeinstallationer, ur-/CO2-styring, CTS-styring og installation af solvarmeanlæg, overdækning af svømmebassiner i samt udbygning af energiovervågningen af diverse skoler, institutioner og idrætsanlæg.
 
Der er afholdt udgifter for 11.279.546 kr., hvilket svarer til en mindreudgift på 454 kr.
 
Der er på baggrund af investeringen opnået en årlig gennemsnitlig besparelse på ca. 1,1 mio. kr., svarende til en forrentning af investeringen på ca. 10%. Driftsbudgetterne bliver løbende nedjusteret i takt med investeringerne.

Administrationens forslag
Forvaltningen foreslår, at anlægsregnskabet indstilles godkendt i Økonomiudvalget.

Økonomi og finansiering
Anlægsbevilling:  11.280.000 kr.
Anlægsudgift:       11.279.546 kr.
 
Anlægsregnskabet afsluttes således med et mindreforbrug på 454 kr.

Beslutning Teknik, Erhverv, Plan og Miljøudvalget 2018-2021 den 05-02-2019
Udvalget indstiller anlægsregnskabet godkendt i Økonomiudvalget.

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Indstilling fra Teknik, Erhverv, Plan og Miljøudvalget indstilles godkendt. Medtages i årsregnskabet for 2019.


caseno_19-224_dok_no_2306-19_v1_anlægsregnskab energirenoveringsmidler ii.pdf

Bilag

Anlægsregnskab energirenoveringsmidler II


20. Privatudlejning Kirkehavegaard og Klatretræet

Privatudlejning Kirkehavegaard og Klatretræet

Punkttype
Beslutning.

Tema
Udvalget forelægges forslag til justering af de gældende retningslinjer for privatudlejning af Kirkehavegaard.
 
Udvalget anmodes om at godkende forslag til justering af de nuværende retningslinjer for Kirkehavegaard samt forslag om, at retningslinjerne også skal gælde for Klatretræet, der også anvendes til udlejning til private arrangementer.

Kompetence
Kultur- og Idrætsudvalget har kompetencen til at træffe afgørelse i sagen.

Sagsbeskrivelse
 
Den 7. februar 2017 fastsatte Økonomiudvalget efter indstilling fra Kultur- og Idrætsudvalget en revision af retningslinjerne for den supplerende anvendelse af Kirkehavegaard.
 
Hovedændringen i forhold til privat udlejning var, at der nu blev givet øget mulighed for udlejning til private arrangementer til 15 gange inden for en 12 måneders periode for Kirkehavegaard i stedet for som tidligere 10 private arrangementer om året.
 
En kommune må som hovedregel ikke drive erhvervsvirksomhed, og dermed varetage opgaver der normalt ikke er kommunale.
 
Hvis en kommune har lokaler, som den ikke bruger i kortere eller længere tid, kan den lovligt i begrænset omfang leje overskudskapacitet ud. Hvis overskudskapaciteten er omfattende og denne udlejes kan aktiviteten komme i konflikt med erhvervslivets aktiviteter og dermed blive konkurrenceforvridende. Derfor skal kommunens udlejning være i begrænset omfang og til markedsprisen.
 
Der er også tradition for, at kommuner mod betaling kan stille kommunale lokaler til rådighed for private fester og sammenkomster, hvor borgerne selv sørger for serveringen. Alternativet må ikke være en fest på en kro eller en restaurant, men en familiefest i hjemmet. Betalingen skal mindst svare til kommunens omkostninger ved at udleje lokalet, jf. bl.a. Ankestyrelsen udtalelse af 7. maj 2018 om udlån af lokaler på Københavns Rådhus. Ankestyrelsen udtaler, at det er en forudsætning at pågældende lokale er ledigt, altså ikke skal bruges til kommunale opgaver, da der ellers ikke er tale om udlejning af overskudskapacitet.
 
Ved en henvendelse om leje af f.eks. Kirkehavegaard, skal kommunen derfor ikke alene konstatere om lokalet umiddelbart er ledigt, men også foretage en vurdering af om lokalet senere kan blive efterspurgt til kommunale formål. Kommunen skal være tilbageholdende med at indgå lejeaftaler til private arrangementer langt ud i fremtiden, fordi det vil være svært at vurdere evt. kommende kommunale behov
 
Administration af udlejning
Forvaltningen har varetaget udlejningsvirksomhed af Kirkehavegaard og Klatretræet i alt 30 gange indenfor en 12 måneders periode (12 måneder frem fra dags dato). Tidsforbruget på udlejningen fragår andet arbejde på det folkeoplysende område. Arbejdsgangene er ved at blive optimeret. De eksisterende administrative procedurer har vist sig at være for tidskrævende. Det har endvidere vist sig, at især Kirkehavegaard har været lejet ud i større omfang og længere frem end den politisk godkendte retningslinje. Derfor er der lukket for yderligere udlejning til private arrangementer, indtil der nås ned på under 15 udlejninger årligt.
 
Som en del af denne effektivisering og i lyset af retsgrundlaget for kommunal udlejning til private arrangementer er der behov for at justere retningslinjerne for udlejning af Kirkehavegaard og Klatretræet, så udlejningen bliver i overensstemmelse med gældende lovregler og enklere at forvalte.
 
Der foreslås justering af retningslinjerne for udlejning til private arrangementer af Kirkehavegaard og Klatretræet vedr:
 
Rengøring:
Der er tilbagevende udfordringer med den private udlejning, hvor der bl.a. er behov for opfølgning på lejers manglende rengøring af lokaler, køkkenfaciliteter, service mm, da mangelfuld rengøring giver konflikter med de øvrige brugere og lejere.
 
Det foreslås, at lokalerne fremadrettet kun udlejes til private arrangementer inklusiv rengøring af lokalerne, idet taksten for udlejning til private arrangementer justeres i Takstbladet. Lejer skal herefter alene sikre, at lokalerne er rengøringsparate.
 
Administrationsgebyret foreslås øget med til 2.000 kr. pr. udlejning til private arrangementer, svarende til den estimerede udgift Allerød Kommune afholder til administration, kontrol og rengøring af lokalerne i forbindelse med hvert lejemål svare
 
Flere udlejninger til private i samme weekend:
Det har været muligt at have udlejninger til forskellige private arrangementer over samme weekend, hvilket til tider har givet problemer mellem lejerne og på et tidspunkt uden for almindelige arbejdstid.
 
Det foreslås, at der alene udlejes til ét private arrangement pr. weekend/helligdage(fredag-søndag).
 
Hensyn til foreningsbrugere:
Den gældende beslutning om, at der kan udlejes til private arrangementer 15 gange 12 måneder frem, giver i praksis private lejere fortrinsret fremfor den kommunale brug - kommunens institutioner og folkeoplysende foreninger, der kun kan booke for kommende sæson i foråret. Den i praksis forekommende fortrinsret for private er ikke i overensstemmelser med betingelserne for lovlig kommunal udlejning af overskudskapacitet.
 
Det foreslås, at der først gives adgang for at booke til private arrangementer for den kommende sæson efter kommunens foreninger og intuitioner har booket, og at der alene kan bookes private arrangementer for den indeværende sæson.
 
Det nugældende takstblad for udlejning af Kirkehavegård og Klatretræet, samt forslag revideret takstblad fremgår af vedlagte bilag.
 
Det nye takstblad vil træde i kraft ved udvalgets vedtagelse og gælde for private arrangementer, der bookes herefter.
 
På baggrund af ovenstående er følgende forslag: 
 
Forslag 1
 
Forslag 2

Administrationens forslag
Forvaltningen anbefaler forslag 1

Økonomi og finansiering
-

Dialog/høring
-

Beslutning Kultur- og Idrætsudvalget 2018-2021 den 04-02-2019
Udvalget besluttede forslag 1. De praktiske retningslinjer præciseres i ”Arbejdsgruppen for revidering af regler for lån og leje af Allerød Kommunes lokaler og udendørsanlæg”

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Indstilling fra Kultur- og Idrætsudvalget indstilles godkendt i byrådet.
 
Imod stemte Erik Lund og Erling Petersen.
 
Erik Lund ønsker følgende mindretalsudtalelse: ”Jeg stemmer imod, da jeg ikke kan godkende en pris på 2.000 kr. til rengøring af lokalerne.


caseno_16-10429_dok_no_7254-19_v1_takstblad privatudlejning 2017.docx
caseno_16-10429_dok_no_7252-19_v1_udkast nyt takstblad for privatudlejning 2019.docx

Bilag

Takstblad privatudlejning 2017
Udkast Nyt takstblad for privatudlejning 2019


21. Sag fra byrådsmedlem Miki Dam Larsen

Sag fra byrådsmedlem Miki Dam Larsen

Punkttype
Beslutning

Tema
Byrådsmedlem Miki Dam Larsen har anmodet om at følgende sag kommer på dagsorden:

Sagsbeskrivelse
Da de overordnede rammer for kommunernes planlægning er blevet revideret i forbindelse med Fingerplanen vil det være relevant, at invitere Erhvervsministeren til et offentligt møde, hvor borgerne kan få lejlighed til at debattere Fingerplanens betydning for deres by og kommune. Økonomiudvalget bør derfor træffe beslutning om form og indhold for et sådant møde snarest.”

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Borgmesteren og Forvaltningen undersøger, om det er muligt at afholde borgermøde med deltagelse af ministeren.




22. Ansøgning om fristforlængelse for indberetning af skema B

Ansøgning om fristforlængelse for indberetning af skema B

Punkttype
Beslutning.

Tema
Økonomiudvalget anmodes om at indstille evt. fristforlængelse for modtagelse af skema B godkendt i byrådet.

Kompetence
Byrådet har kompetence til at træffe afgørelse i sagen.

Sagsbeskrivelse
Byrådet godkendte skema A ansøgning fra Lejerbo vedrørende etablering af 115 almene boliger i Blovstrød (Teglskoven) på mødet den 23. november 2017.
 
I henhold til de gældende regler skal boligorganisationen foretage en digital indberetning af skema B senest 15 måneder efter, at der er modtaget skriftligt tilsagn om dette. Lejerbo modtog dette tilsagn den 7. december 2017, og fristen udløber dermed den 7. marts 2019.
 
I henhold til bekendtgørelse om støtte til almene boliger mv. § 38 stk. 1 kan kommunalbestyrelsen forlænge fristen i særligt komplicerede byggerier.
 
Modtager kommunen ikke skema B inden for fristen, bortfalder skema A tilsagnet.
Ansøgning om fristforlængelse
Lejerbo har medio februar 2019 fremsendt ansøgning om fristforlængelse for indberetning af skema B.
Sagen har ifølge Lejerbo været mere kompleks og givet flere udfordringer end antaget, og det har derfor været vanskeligt at færdigprojektere og udbyde byggeentreprisen.
Lejerbo blev valgt til opgaven på baggrund af et udbud, som blev gennemført i 2016. Ultimo 2017 på samme møde som skema A blev godkendt, blev lokalplanen for området endeligt godkendt. Den godkendte lokalplan blev efterfølgende påklaget, og det var nødvendigt at justere placeringen af byggefeltet.
Boligorganisationen redegør for, at man forventer, at igangsætte projektering i marts 2019. På den baggrund anmodes om en fristforlængelse til 30. september 2019. Lejerbos overtagelse af arealet er betinget af, at boligorganisationen opnår godkendelse af skema B. Imødekommes ansøgningen om fristforlængelsen, vil byggeriet forventeligt være klar til indflytning i løbet af 2021.
I fald der ikke meddeles fristforlængelse og tilsagnet bortfalder, må det overvejes, hvorledes der findes en anden almen boligorganisation, som kan etablere boliger på området eller om arealet skal anvendes til andet formål.
Forslag
På baggrund af ovenstående foreslår Forvaltningen:
A.    At Lejerbo meddeles den ansøgte fristforlængelse til 30. september 2019
B.     At der ikke meddeles fristforlængelse

Administrationens forslag
Forvaltningen anbefaler, at Økonomiudvalget indstiller forslag A godkendt i byrådet.

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Forslag A indstilles godkendt i byrådet.




23. Fingerplan 2019 - Høring

Fingerplan 2019 - Høring

Punkttype
Beslutning

Tema
Erhvervsstyrelsens Forslag til Fingerplan 2019 er nu i høring.
 
Udvalget bedes tage stilling til det vedhæftede udkast til høringssvar og indstille det godkendt af byrådet.

Kompetence
Byrådet

Sagsbeskrivelse
Erhvervsstyrelsen inviterede i sommeren 2017 kommunerne i Hovedstadsregionen til at komme med mere principielle forslag til ændringer af den overordnede planlægning (Fingerplanrevision spor 2). 
 
Byrådet besluttede 13. oktober 2017 at indsende 9 ændringsforslag til en kommende fingerplan – se bilag 1. Erhvervsstyrelsen har d. 24. februar sendt Forslag til Fingerplan 2019 i høring med høringsfrist 21. marts 2019.
 
Af de 9 ændringsforslag, som Allerød Kommune indsendte, er 4 forslag i mere eller mindre grad imødekommet. De resterende 5 forslag er ikke imødekommet. Bilag 2 giver en oversigt over hvordan kommunens forslag er imødekommet eller ikke imødekommet i Forslag til Fingerplan 2019.
 
Forslag der er imødekommet eller delvist imødekommet
 
1.       Transportkorridor:
Byrådet forslog, at transportkorridoren blev aflyst. Det er ikke tilfældet, dog igangsættes en planlægningsøvelse i den nordlige del af Ring 5- transportkorridoren for at forbedre beslutningsgrundlaget for en eventuel ophævelse eller indsnævring af korridorens bredde. Høringssvaret indeholder en anmodning om kommunen får mulighed for at deltage i denne planlægningsøvelse.  
 
2.    Erhverv:
Forslaget til Fingerplan 2019 øger anvendelses mulighederne i erhvervsområdet i Vassingerød til også at omfatte Transport & Distribution (T&D) – ud over nuværende anvendelse til Virksomheder med Særlig Beliggenhedskrav (VSB). I dag er området alene udlagt til VSB. Høringssvaret er positivt overfor at arealet i Vassingerød også kan benyttes til T&D.
 
Kommunens ønske om at ændre arealanvendelsen i Erhvervsområdet i Farremosen til alene at være Transport & Distribution blev derimod ikke imødekommet. I høringssvaret vil argumenterne for ændringen blive gentaget – se også nedenfor under forslag, der ikke imødekommes. 
 
3. Grøn Kile:
De to forslag om henholdsvis afgrænsning af de grønne kiler og benyttelse af visse ejendomme i de grønne kiler bliver begge delvist imødekommet. Høringssvaret er positivt herfor, men er uforstående overfor at rettelserne i kilernes afgrænsning er så minimale. Høringssvaret vedlægges en fil med forslag til yderligere tilretning, der i de fleste steder drejer sig om få meter til nærmeste matrikelskel. 
 
Krav om ny grøn kile før byudvikling i Hillerødfingeren: Bestemmelsen i §16 stiller krav om, at der skal udlægges ny grøn kile på tværs af Hillerødfingeren, inden der kan inddrages nye arealer til byzone, dvs. arealer der ikke allerede er udlagt i Kommuneplan 2017. Høringssvaret indeholder et forslag om at udlægge et areal ved Børstingerød Mose som ny grøn kile, og dermed at ophæve kravet for så vidt angår Allerød Kommune. Der argumenteres med, at den naturlige grønne forbindelse på tværs er fra Børstingerød Mose via Brøde Skov og Lille Hestehave til St. Dyrehave.
 
Forslag der ikke er imødekommet
Fem af kommunens indsendte forslag er ikke imødekommet. Det drejer sig om:
1.   Ændring af stationsnærhedsprincippet
2.   Mere fleksibel afgrænsning af de ydre byfingre
3.  Mulighed for at planlægge for økologiske landsbyer
4.   Ændret anvendelse fra VSB til T&D i erhvervsområdet ved Farremosen.
5.   Affaldsbehandling på Birkerødgård
 
Høringsbrevet fastslår, at det stadig er kommunens ønske, at forslag, der ikke er imødekommet af Erhvervsstyrelsen indarbejdes i Fingerplan 2019 med den argumentation, som forslagene blev indsendt med.
 
Forslag om forsøgsordning med BRT også i og mellem byfingrene.
Forslaget til Fingerplan indeholder en forsøgsordning med op til 3 BRT-ruter (Bus Rapid Transit) i det indre storbyområde (håndfladen). BRT er typisk busruter, hvor busserne har eget tracé (vejbane), eller som minimum gives forrang i vejkryds mm.
 
Sådanne trafikløsninger kunne ligeledes være interessante for Allerød og nabokommunerne. Høringssvaret foreslår en udvidelse af forsøgsordningen uden for håndfladen. En sådan trafikløsning ville give mulighed for en trafikal sammenkobling af S-togslinjerne med BRT. Høringssvaret indeholder derfor en anmodning om at der etableres en tilsvarende forsøgsordning, dog hvor alene standsningsstederne i byfingrene også vil kunne afkaste stationsnærhed.
 
Høringssvar
Der er i bilag 3 vedlagt et samlet udkast til høringsbrev til Erhvervsstyrelsen.

Administrationens forslag
Økonomiudvalget anmodes om at indstille det vedlagte høringssvar (Bilag 3) godkendt af byrådet.

Økonomi og finansiering
-

Dialog/høring
-

Beslutning Økonomiudvalget 2018-2021 den 19-02-2019
Udkast til Høringssvar indstilles godkendt i byrådet.


caseno_16-10491_dok_no_13740-19_v1_bilag 3 -udkast til høringssvar..pdf
caseno_16-10491_dok_no_13739-19_v1_bilag 2 - fingerplanændringer.pdf.pdf
caseno_16-10491_dok_no_13738-19_v1_bilag 1 - oprindelige ændringsforslag..pdf

Bilag

Bilag 3 -udkast til høringssvar.
Bilag 2 - Fingerplanændringer.
Bilag 1 - Oprindelige ændringsforslag.